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摘要:當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,人們的生活方式也發(fā)生了變化,信息技術(shù)給人們的生產(chǎn)、生活提供了便利的條件,也是衡量經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志。在企事業(yè)單位發(fā)展中,人事檔案是十分重要的組成部分,人事檔案管理的效果將直接影響企事業(yè)單位的發(fā)展與建設(shè),因此在現(xiàn)代社會(huì)中,應(yīng)積極發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用,實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理,促進(jìn)管理效果的提升。本文就新時(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞:新時(shí)期;人事檔案管理;信息化建設(shè)

人事檔案就是對(duì)企事業(yè)單位的信息資源進(jìn)行管理,當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強(qiáng)人才的管理,認(rèn)識(shí)管理是人力資源管理的重要組成部分,對(duì)于促進(jìn)人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要,因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進(jìn)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理與建設(shè),更好的適應(yīng)社會(huì)以及單位發(fā)展的實(shí)際需要。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動(dòng)主要通過(guò)信息資源來(lái)承載,人事檔案是對(duì)人的成長(zhǎng)以及社會(huì)經(jīng)歷進(jìn)行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計(jì)算機(jī)中,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,保證人事檔案信息的全面、真實(shí),避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有助于提高信息的更新速度,強(qiáng)化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動(dòng)力的支出。通過(guò)及時(shí)更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的了解員工的工作情況,為人事變動(dòng)提供了科學(xué)的依據(jù)。同時(shí),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè),能夠促進(jìn)人事檔案管理效率以及效果的實(shí)現(xiàn),促進(jìn)管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價(jià)值,對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè),員工能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè),促進(jìn)人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

1.提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度

當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進(jìn),人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、即時(shí)性的建設(shè),促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度,了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的,應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā),循序漸進(jìn),不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平,對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行綜合的研究和分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。

2.加強(qiáng)信息化軟件的開(kāi)發(fā)力度

人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn),因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化軟件的開(kāi)發(fā)和利用,對(duì)各種操作系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn),在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí),應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫(kù)中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心,促進(jìn)信息資源的利用效率,實(shí)現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學(xué)性、安全性,提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來(lái)完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中,應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字、圖像、聲音等進(jìn)行加工處理,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ),并通過(guò)人事檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ),明確檔案管理的相關(guān)知識(shí),以高度的責(zé)任感投人到人事檔案管理信息化建設(shè)中,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計(jì)算機(jī)本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時(shí),也應(yīng)注重檔案信息的安全問(wèn)題,避免由于檔案信息泄露造成嚴(yán)重的損失。因此人事檔案管理部門(mén)應(yīng)努力強(qiáng)化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護(hù)措施,保證人事檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。對(duì)計(jì)算機(jī)中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)人事檔案的安全管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)及生活的各個(gè)領(lǐng)域,在人事檔案管理中,計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了普及,實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進(jìn)了人事檔案管理效率的提升。

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作者：劉慧超 單位：安圖縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室