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一、價值鏈視角下物流業(yè)會計信息系統(tǒng)原因分析

(一)會計信息不能滿足價值鏈管理的需求

把企業(yè)上下游的資源整合起來,形成一個相互關聯(lián)的價值鏈條。企業(yè)采用價值鏈管理是以企業(yè)實現(xiàn)價值增值最大化為目標的基于波特價值鏈理念的一種管理模式。它能促進企業(yè)價值鏈中的每一鏈條實現(xiàn)價值增值,從而使企業(yè)的總價值增值。而傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)是一個全封閉式系統(tǒng),它強調的是會計業(yè)務的特殊性和重要性,把會計業(yè)務處理過程全部限制在會計信息系統(tǒng)內部,把上游系統(tǒng)固定為系統(tǒng)內的會計核算系統(tǒng),割斷了會計信息系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)之間在業(yè)務上存在的內在聯(lián)系,在處理內容上也往往只與企業(yè)資金有關,不能滿足價值鏈管理的需求。

(二)會計核算體系不完善

物流企業(yè)在會計核算上的突出特征是代收代付業(yè)務,所以在會計信息系統(tǒng)中要體現(xiàn)出代收代付業(yè)務子系統(tǒng)。由于現(xiàn)在的會計信息系統(tǒng)沒有該子系統(tǒng),因此企業(yè)會計業(yè)務基本處于手工處理狀態(tài),若加上子系統(tǒng)便會使信息流通,便于客戶查找核對。在收代付業(yè)務中也會產生內部交易,某些手續(xù)費不入賬,這就需要加強內部控制。確切的說,內部控制是為了確保企業(yè)目標以及為此擬定的計劃能夠實現(xiàn)。多數企業(yè)在采用代收代付的會計核算方式下,內部控制泛化,在企業(yè)的COSO報告中,控制已不在是管理的一部分,管理和控制的職能和界限已經模糊;內部控制無人負責。代收代付方式下比較混亂,不單獨成立權威的、專門的內部控制部門,這就執(zhí)行有效的監(jiān)督和健全內部控制都比較困難。

(三)成本分配方法不明確

物流企業(yè)采用會計核算獲得成本數據,即通過會計憑證、賬戶以及報表對有關物流所耗費用予以連續(xù)、系統(tǒng)和全面地記錄、計算和報告的一種方法。采用這種方法一方面收集得到的數據不完整,另一方面不能企業(yè)成本與各項活動之間的聯(lián)系,導致經濟活動不同的成本被合并,這就使物流成本中的間接費用分配不合理。

二、基于價值鏈的物流企業(yè)會計信息系統(tǒng)的改進建議

(一)會計信息系統(tǒng)建設成功的條件

①信息系統(tǒng)建設必須是“一把手”工程?！耙话咽帧惫こ痰年P鍵是讓領導親自參加與應用。

②成功的會計信息系統(tǒng)建設必須站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度進行總體規(guī)劃,根據企業(yè)的發(fā)展需要分步實施,既要著眼于企業(yè)長遠的發(fā)展目標又要強調企業(yè)當前的基礎和迫切需要解決的問題,充分考慮企業(yè)的現(xiàn)狀以及要求。

③對于大型的物流企業(yè)建設會計信息系統(tǒng),需要對國內外實施相應會計信息系統(tǒng)的情況進行實地考察,充分吸收和借鑒同行業(yè)完備的會計信息系統(tǒng)。

(二)會計信息系統(tǒng)下的子系統(tǒng)的改進

1、賬務處理子系統(tǒng)。賬務處理子系統(tǒng)包括:初始化、憑證處理、審核記賬、賬簿輸出和期末結算,各個部分由各自的功能。作為企業(yè)會計信息系統(tǒng)的一個重要分支,完善該子系統(tǒng)就優(yōu)化了企業(yè)大部分會計信息,進而加強了企業(yè)財務上的內部控制。使用ERP系統(tǒng)進行數據采集可以解決傳統(tǒng)會計業(yè)務下會計信息供應不及時,會計信息重復錄入,與企業(yè)的價值鏈管理接軌。ERP系統(tǒng)下的會計信息采集原理是:運用計算機網絡技術將會計信息系統(tǒng)和企業(yè)其他的管理子系統(tǒng)結合起來,當會計經濟業(yè)務發(fā)生時,財務部門將原始數據按照編碼錄入,儲存于數據庫。會計部在需要數據時直接從數據庫中調用進行加工處理。同時ERP系統(tǒng)將信息流、物流、資金流三者合為一體,物流業(yè)務人員在處理業(yè)務時將同時產生信息流,定期傳遞給整個系統(tǒng)。

2、應收應付款子系統(tǒng)。現(xiàn)有的應收款系統(tǒng)中以發(fā)票、費用單、其他應收單據為原始憑證,記錄業(yè)務所形成的往來款項,處理應收款的回收、壞賬、轉賬等情況,提供票據處理的功能,實現(xiàn)對應收款的管理。在此基礎上可以增加其他處理功能,比如遠程處理協(xié)助的功能,方便用戶之間的交流。應付款管理處理應付款的回收、壞賬、轉賬等情況,提供票據處理的功能,實現(xiàn)對應付款的管理。

3、成本費用子系統(tǒng)。物流企業(yè)通過ERP系統(tǒng)對貨物進行識別,同時得到統(tǒng)計數據。成本費用子系統(tǒng)和其他相關系統(tǒng)都存在聯(lián)系,通過賬務處理子系統(tǒng)可以歸集其他間接費用,通過固定資產子系統(tǒng)歸集固定資產,對固定資產計提折舊并予以分配。ERP系統(tǒng)對歸集得到的數據進行分析,將成本費用進行計算并分配得到成本費用分配表。改進后的成本費用子系統(tǒng)。

(三)完善價值鏈下的物流企業(yè)會計信息系統(tǒng)

在企業(yè)ERP系統(tǒng)下,結合現(xiàn)代內部控制技術以及計算機網絡技術和數據庫技術,使整個物流企業(yè)成為一個有機的系統(tǒng)結構,對物流企業(yè)的會計信息系統(tǒng)進行設計。如圖2所示:物流企業(yè)通過合適的會計核算方法對數據進行抽取、轉換和裝載處理,并通過一系列數據庫處理形成標準會計信息;再通過對數據庫進行挖掘、分析、總結,得到目的庫,將目的庫用于人機交互系統(tǒng)供企業(yè)內部(財務人員和非財務人員)和企業(yè)外部使用,通過Internet輸出并傳送,使得企業(yè)得到相關的會計信息。

作者：張媛媛 單位：徐州工程學院管理學院