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一、教學檔案的重要作用

教學檔案客觀真實地記錄和反映高校教學活動，是高校教學管理的歷史資料。它包括文字、圖像和影像等一切與教學活動相關的資料。完善有序的教學檔案對于改善教學管理和提高教學質(zhì)量具有重要的意義和價值。

（一）提高教學質(zhì)量和教學管理水平的重要依據(jù)

教學檔案是高校落實教學工作的客觀真實的反映，所以，教學活動中的優(yōu)點和不足都會在教學檔案中一一體現(xiàn)，教學工作者和教學管理者都可以通過教學檔案進行總結反思，為之后的教學工作提供直接或間接的可供參考的經(jīng)驗借鑒，不斷地推動教學管理和教學質(zhì)量提升。從某種意義上說，教學檔案就是教學工作改革發(fā)展的墊腳石，是不可缺失的歷史積淀。

（二）進行教學改革和教學研究的重要參考

教學檔案是教學改革和教學研究最基礎的素材資料，它包括建檔以來教學活動、教學管理和教學科研的物化成果。通過對這些成果的分析，一方面要總結積極有效的經(jīng)驗，繼續(xù)發(fā)揚；另一方面對于之前已暴露出的問題進行商討，制定相應的對策，避免重蹈覆轍。這些經(jīng)驗教訓都是高校進行教學研究和教學改革的重要參考。

（三）支撐教學評估工作的重要佐證

檢查教學檔案是進行教學評估最直接、最基本的考察環(huán)節(jié)，教學檔案是高校教學水平直觀的物化體現(xiàn)。教學評估過程中，相關專家通過查閱教學檔案，以此對高校的教學能力做基礎評估。如果沒有完整有序的教學檔案，那么高校的教學能力和水平就沒有有力的佐證，任何空洞的說教都很難讓人有信服力。所以，教學檔案對于教學評估具有重要作用。教學檔案對于高校的教學管理和教學質(zhì)量水平提高有不可替代的作用，但是隨著時代的發(fā)展和進步，高校的教學管理方式方法也在不斷更新?lián)Q代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足目前的教學管理，甚至制約了教學管理的發(fā)展。教學檔案信息化未來的發(fā)展方向應該著力建設一種電子教學檔案服務平臺，為教學研究和教學評估等提供最方便快捷的查詢和檢索，實現(xiàn)教學檔案的效用最大化。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫技術不能實現(xiàn)上述功能，dm技術就是基于滿足現(xiàn)實檔案管理需要而發(fā)明使用的一種高層次的電子檔案管理技術。

二、DM技術分析

DM是指在數(shù)據(jù)庫的應用過程中能夠進行數(shù)據(jù)分析，挖掘數(shù)據(jù)潛藏的規(guī)律和其他較為隱蔽信息的技術。DM技術是一個特殊的信息處理過程，它融合了數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計學和可視化等諸多領域的理論和技術，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息全方位地綜合使用。DM技術對于電子文件管理具有特別有效的作用，可以提高電子文件的處理效率，使其得到更好的利用。DM技術是數(shù)據(jù)知識發(fā)現(xiàn)和獲取的關鍵步驟，它在檔案處理過程中的信息分類、收集和整合方面都有強大的功能。

（一）檔案信息收集

DM技術應用在檔案管理工作中，它的首要任務是信息收集，這是檔案信息分類、整合和使用的前提和基礎。DM技術信息收集不只是將相關數(shù)據(jù)放進系統(tǒng)，在其信息收集過程中它會進行重新描述。通過對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進行整理分析并建立對應模型，然后對比已有的概念模型和樣本對象的差距。如果模型經(jīng)歷檢測以高分通過，則可以作為相關標準。檔案信息收集是一系列檔案服務的首要工作。譬如，檔案管理工作人員已經(jīng)錄入了個人的相關信息并進行儲存之后，新的用戶信息錄入的過程中會自動與前面的信息進行聯(lián)結，并將這種聯(lián)結關系以一種新的信息儲存代替過去的信息。DM技術相關程序?qū)⑿掠脩舻男畔⑦M行收集處理這種功能極大地方便了檔案信息管理，同時也方便用戶及時使用。DM技術強大的信息收集能力是其整合處理檔案信息的前提。

（二）檔案信息分類

DM技術的信息分類方法是根據(jù)數(shù)據(jù)的獨特屬性將其分門別類，在這個過程中，DM技術首先應該分析數(shù)據(jù)對象的屬性類型然后才能正確分類。DM技術進行檔案管理，可以實現(xiàn)用戶的橫向、縱向信息分類總結，將初始的用戶信息分析提取，以形成方便使用的用戶檔案。譬如，DM技術可以在檔案中完整地保存用戶的姓名、性別、年齡、職稱等相關信息，而且根據(jù)這些原始信息可以選取任意一個身份數(shù)據(jù)進行縱向分類，使得使用檔案的人一目了然。DM技術還有一種強大的自動識別功能，它可以根據(jù)用戶信息的搜索使用頻率進行合理分類預測，使得檔案使用變得更加高效率和人性化。

（三）檔案信息整合

檔案管理的終極目的是為了對檔案信息的使用，檔案管理手段的優(yōu)化也是為了更方便快速地獲取檔案信息。而DM技術在檔案信息整合方面具有強大的功能，可以有效整合檔案已經(jīng)儲存的數(shù)據(jù)信息，以方便用戶使用。原始檔案信息的整合可以讓原本的信息以一種全新的方式呈現(xiàn)，做到可視化、概括化、全面化，挖掘原有檔案數(shù)據(jù)的各種潛在信息，并且將這些信息分類整合，為用戶提供個性化的優(yōu)質(zhì)服務。在信息整合過程中，不僅需要DM技術提供技術支持，也需要檔案管理人員積極參與，發(fā)揮主觀能動性，根據(jù)檔案使用需要開發(fā)檔案資源。例如，在檔案信息整合過程中，檔案管理工作人員應該注重近幾年的信息關聯(lián)，以及擁有相同元素的檔案信息關聯(lián)等，使得用戶可以以最快速度尋找到相關信息，并且可以獲得提示，發(fā)現(xiàn)可能會用到的檔案信息，提供給用戶盡可能完整的檔案信息服務。

三、DM技術在教學檔案管理中的應用價值

教學檔案管理作為檔案信息管理的一種，是高校的一項重要工作。DM技術應用在教學檔案管理的過程中，彌補了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的一些問題和缺陷，使得教學檔案管理得到不斷地優(yōu)化升級，方便教學科研和提高教學質(zhì)量。

（一）DM技術應用擴大信息收集范圍，優(yōu)化管理結構

教學相關的信息服務是教學檔案工作的重要內(nèi)容，而教學服務的前提和基礎是完整全面的教學信息資源，而教學檔案管理技術又是收集這些信息資源的平臺支撐和保障。教學檔案管理者可以利用DM技術，掌握檔案使用者的興趣習慣，同時也可以根據(jù)他們提出的問題和要求，不斷地完善教學檔案資源，收集以前疏漏掉的信息。DM技術可以根據(jù)用戶的檢索查詢記錄自動分析相關的資源需求，教學檔案管理者就可以根據(jù)DM技術的總結分析進一步優(yōu)化教學檔案庫結構，滿足教學檔案的使用需求。

（二）DM技術應用提高教學檔案的管理效率

DM技術打破傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，使得教學檔案管理更加趨于完善，大大減少了教學檔案工作人員的工作強度，將檔案管理人員的瑣碎時間進行有效整合，從各個層面提高檔案管理工作效率。同時，使用DM技術能夠有效地避免檔案信息丟失的現(xiàn)象，也為檔案信息管理工作提出了定量化的方法，最終推動其順利進行。DM技術應用在教學檔案管理工作中，不僅可以挖掘文件間聯(lián)系，提高檔案整理效率，而且可以減少查詢工作量，提高查詢效率。DM技術在檔案查詢的過程中也發(fā)揮著不可小覷的作用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，文件查詢需要依次一件件翻閱，而DM技術可以有效地解決這個麻煩，快速找到所需文件，提高檢索速度。DM技術具有自動索引分類等功能，可以把相關文件全部關聯(lián)在一起。DM技術在整理檔案的過程中可以幫助工作人員自動分類編號，提高教學檔案整理的效率。當教學檔案管理工作人員整理檔案資料時，如果DM系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)錯誤和重復的信息等，會提示工作人員，有些完全重復的文件，DM技術可以自動合并刪除。

（三）DM技術應用增強了教學檔案的信息安全性

教學檔案是特別重要的教學資料，所以檔案的留存是檔案使用的前提。檔案信息能夠保存的越完整越全面，保存的時間越長，才能越好地提供檔案信息服務，檔案的利用價值就越高。在延長檔案信息保存時間方面，DM技術相較傳統(tǒng)的檔案管理有不可比擬的優(yōu)勢。DM技術的檔案管理可以不限次數(shù)地使用檔案，而不至于造成損耗，致使檔案的利用程度提高，其價值也相應增加。DM技術的職能服務系統(tǒng)可以有效地防止信息丟失和泄露，保證檔案信息安全。DM技術作為檔案管理的一種新型管理手段，可以有效地應用到教學檔案管理過程中，較傳統(tǒng)的檔案管理方法具有很多先進之處，是檔案管理的一次革新。DM技術在教學檔案管理中發(fā)揮了巨大優(yōu)勢，可以有效助力教學管理水平和教學質(zhì)量的提高和改善。

作者：張慧琴 郭璐 單位：中國礦業(yè)大學