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摘要：為進一步優(yōu)化高校檔案管理質(zhì)量與效率，本文立足新形勢下高校檔案管理工作的實際需要，圍繞高校檔案管理創(chuàng)新路徑設計問題進行了系統(tǒng)的分析，從歸納現(xiàn)階段高校在檔案管理方面存在的不足入手，于創(chuàng)新管理思想、加強人才隊伍建設、完善檔案管理制度、充分運用現(xiàn)代化工具四個方面提出創(chuàng)新建議，希望能夠有力推動高校檔案管理工作水平的提升。

關鍵詞：高校檔案管理；創(chuàng)新；建議

一、引言

近幾年，我國科學技術發(fā)展迅猛，越來越與各類經(jīng)濟和管理活動密不可分，在此大環(huán)境之下，高校檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，這使它面臨著全新機遇，同時也迎來巨大挑戰(zhàn)。若想在新趨勢中擺脫導致高校檔案管理水平無法提升的障礙，就必須提高其管理水平。具體操作方式是根據(jù)時展特色，分析當前管理體系的不足，再融入創(chuàng)新精神，對管理制度進行深入改革，形成高效管理模式，進而提高檔案管理水平。

二、新形勢下高校檔案管理工作面臨的主要問題

（一）高校領導對檔案管理工作缺乏必要的重視其實，現(xiàn)在已經(jīng)有許多高校知悉檔案管理工作的作用，但由于種種原因其重視程度較低。對高校領導而言，即便檔案管理工作處理得再好，也無法獲得可量化的經(jīng)濟收益，亦無法改善高校的社會形象，因此雖然重視該部分工作卻不會投入過多精力，甚至有部分高校領導層在該思想的引導下，認為高校檔案管理工作只需滿足形式化、場面化要求即可。在分配資源、資金時，也忽略了高校檔案管理。導致該部分管理工作的投入資金減少、薪資水平也比較低，工作質(zhì)量低下。

（二）檔案管理工作者業(yè)務素質(zhì)偏低與其他工作相比，高校檔案管理屬于比較單一煩瑣的工作，很多人認為這項工作極其乏味，因此也不愿選擇該崗位。尤其是年輕人，對其更無興趣。因此，大部分高校檔案的管理者多數(shù)為中老年人或技術水平較差的員工，這部分人員普遍素質(zhì)水平偏低，很難快速掌握現(xiàn)代化信息技術并妥善運用。實際上，進行檔案管理工作時，不僅是掌握專業(yè)知識，還需懂得計算機操作方式，才可確保檔案管理工作的效率。目前，許多檔案管理者的工作時間較長。但由于不懂得計算機操作，工作效率低下，也未投入精力去找出創(chuàng)新性的工作方式，無法在短時間內(nèi)完成高質(zhì)量的管理工作。

（三）檔案管理信息化水平低目前，許多高校檔案均為紙質(zhì)檔案，無法體現(xiàn)出信息化特色，更無法提高信息化管理水平。還需花費較多的人力物力對其進行分類、管理，其管理質(zhì)量也很難控制。但上文已講述，高校管理層并未針對該領域投入大量資金，對其重視度較低，即便管理人員向上級提出建設檔案信息化系統(tǒng)的建議，也很有可能被忽略。因此，只能以人工操作的方式進行檔案管理。此外，雖然部分高校已采購信息化設備、引進信息化管理系統(tǒng)。但由于利用頻率較低，經(jīng)常被忽略或成為擺設。究其根本，是由于電子檔案管理的普及度較低，許多檔案管理者根本無法深入了解并掌握專業(yè)知識。面對電子檔案系統(tǒng)時，由于操作手法生疏無法提高效率。

（四）檔案管理制度欠缺完善合理完善度較高的管理制度，有利于提高檔案管理工作效率，優(yōu)化管理模式。據(jù)調(diào)查，我國仍有大量高校未制定符合本校特色的檔案管理制度，更未規(guī)范與之相關的規(guī)章制度。具體體現(xiàn)在未明確哪些資料需整理歸檔、歸檔所選用的紙張、裝訂方式、若采用電子管理系統(tǒng)，所提交的電子檔案文本格式及整理期限等均未制定詳細制度。這些都是高校檔案管理制度不完善的體現(xiàn)，也是影響其規(guī)范性的主因。

三、新形勢下辦公檔案管理工作創(chuàng)新建議

（一）創(chuàng)新管理思想，提高對高校檔案管理工作的重視程度最終結(jié)果的決定性因素在于行動，行動的決定性因素則在于態(tài)度，態(tài)度的決定性因素在于思想。將某些落后于人的觀念摒棄，對管理思想進行創(chuàng)新，而且還需要注重高校的檔案管理工作，這些都是領導干部應該有用的特質(zhì)。對檔案方面的管理模式進行創(chuàng)新，使之變得更為規(guī)范化，此項工作為基礎工作。檔案所起的作用是總結(jié)以及記錄過往發(fā)展經(jīng)驗，其不單單跟高校所擁有的發(fā)展歷史以及策略息息相關，還關乎是否得以傳承，在此方面加強意識，能夠讓高校在發(fā)展的過程中擁有更為強盛的競爭力。其指引應該是較為先進的檔案管理思想，在進行高校全方位發(fā)展規(guī)劃時，要將檔案管理工作列入其中，恰到好處的給予傾斜，不管是資金的配備還是人員的調(diào)整，均應如此，只有這樣，方能從管理格局上對檔案工作的良性發(fā)展發(fā)揮作用。

（二）創(chuàng)新檔案管理人才團隊建設工作，提升檔案管理工作者素質(zhì)在檔案管理的團隊建設方面進行強化，使工作人員不管是業(yè)務素質(zhì)還是職業(yè)道德都得到提高，方能夠保證實施檔案管理工作時可以達到高效且規(guī)范的要求。就現(xiàn)狀而言，眼下從事高校檔案管理的工作人員不具備較高素質(zhì)，因此必須注重對人才培養(yǎng)機制進行應有的創(chuàng)新，既可對相關培訓進行組織，使之能夠擁有更為寬廣的知識面；又可以對工作者的創(chuàng)新意識進行培養(yǎng)，使之能夠自主對較為先進的管理經(jīng)驗進行學習，并領會其要點，最終讓所展開的工作效率得到保證。根據(jù)實際情況，調(diào)整現(xiàn)有的隊伍結(jié)構(gòu)，對年輕員工予以鼓勵，使之能夠投身到檔案管理事業(yè)當中，將更為優(yōu)秀的工作環(huán)境對其進行提供，可按照具體情況將其福利待遇上調(diào)。采用引導的方式，使之能夠?qū)τ嬎銠C的相關操作熟悉，要達到此項目的，可以進行網(wǎng)上自學，可以選擇購買書籍自學，該方面的學習能夠使之對檔案管理系統(tǒng)熟練操控，若條件允許，也可選擇邀請專家進入學校舉辦講座?？偠灾?，必須采用各種渠道讓檔案管理工作者自身的素質(zhì)水平得到本質(zhì)上提升，如此一來，方能讓工作的良性開展擁有更多有利人才支撐。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理工作制度大多數(shù)高校在制定有關檔案管理的制度方面均不夠嚴謹，并未采用確立制度的方式對不少相關事項進行要求，以至于其工作的展開無法達到井然有序。所以，就必須對檔案管理工作從制度方面進行創(chuàng)興，對所有人均分工明確，并且對其職責進行界定。一旦形成檔案，就需要對制度加以利用，使其保管以及應用都能夠責任到人，哪些資料需要形成檔案在制度中進行明文規(guī)定，并且要規(guī)定資料的呈報方式以及其保密程度，包括有檔案被借閱之后，其歸還的具體時間，還有一旦丟失檔案，該采取怎樣的方式對借閱人追責等等。

（四）創(chuàng)新檔案信息化管理工作由于信息技術的高速發(fā)展，將其應用于高校檔案管理工作中，勢必會十分明顯的提高其工作效率以及質(zhì)量，由于現(xiàn)在對檔案進行信息化管理時絕大多數(shù)高校所擁有的信息化水平不高，因此在該方面必須采取積極的態(tài)度進行創(chuàng)新。具象化來說便是高校必須將調(diào)研以及考察工作完善，并以此為基礎，促使信息化管理所需要的軟硬件設施趨于完善，可以適當?shù)赝度氩糠仲Y金，將該方面較為先進的系統(tǒng)進行引進。因為高校檔案所擁有的種類不少，所以在前期時，構(gòu)建信息化時，需要進行信息化處理的只是那些相對而言擁有較高價值的檔案，等到其水平已經(jīng)提高到一定程度之后，再進行廣泛應用，如此一來，不僅能夠讓效率得到有效的提升，同時也能夠讓從紙質(zhì)到電子檔案的管理在過渡的時候趨于穩(wěn)定。對于新媒體所帶來的優(yōu)勢加以利用，加強有關方面宣傳工作，可利用微信公眾號以及微信等方式達到該目的，可以讓領導以及員工深層次地對建設檔案信息化有一定的了解，清楚其意義以及作用所在，使之對檔案信息化管理的展開起到一個推動作用。

四、結(jié)語

結(jié)合以上內(nèi)容可以看出，當處于新形勢之下時，高校檔案管理工作較為系統(tǒng)，而若想讓其工作效率以及質(zhì)量得到相應提升，就一定得根據(jù)實際情況積極創(chuàng)新。而身為高校領導人員以及對檔案進行管理的工作人員，就必須開拓進取，開展創(chuàng)新思維，并在實際工作中加以運用，對高校檔案管理工作起到積極的促進作用，使之發(fā)展始終保持在良性狀態(tài)。

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作者：李娟 單位：山東青年政治學院