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關(guān)鍵詞:醫(yī)院;電子檔案;規(guī)范化管理
醫(yī)院檔案作為醫(yī)院制定計(jì)劃的主要依據(jù),對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著非常重要的作用。電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求,加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。
一、醫(yī)院電子檔案管理存在的問(wèn)題
(一)對(duì)電子檔案的重視程度不夠
在醫(yī)院的運(yùn)行過(guò)程中,有些單位對(duì)檔案管理的重視程度不夠,認(rèn)為檔案管理不能夠給醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益,把檔案工作簡(jiǎn)單的看成是各種數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單搜集和保存,沒(méi)有把檔案工作和醫(yī)療工作同步起來(lái)。另一方面,檔案管理人員還沒(méi)有真正轉(zhuǎn)變管理思路,管理方法還停留在傳統(tǒng)的文檔管理層面,忽視了對(duì)各種電子視頻文件、學(xué)術(shù)資料、典型醫(yī)療視頻資料的整理和歸檔,不利于醫(yī)院檔案的豐富,影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利推進(jìn)。
(二)電子檔案容易缺失破壞
源于電子檔案的數(shù)字化特征,如果管理不善,很容易出現(xiàn)缺失或者破壞的問(wèn)題。首先,檔案的多頭管理容易造成檔案的丟失。有些電子檔案材料是由多個(gè)科室進(jìn)行保管,缺乏規(guī)范和統(tǒng)一的管理,很容易出現(xiàn)電子檔案損壞和丟失現(xiàn)象,影響了檔案管理工作的順利推進(jìn);其次,隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范等問(wèn)題凸顯,如果不能夠有效保障計(jì)算機(jī)的安全,電子文檔就會(huì)面臨被病毒和黑客攻擊的危險(xiǎn);再次,由于電子文檔信息修改的不可識(shí)別性和信息載體的分離性,電子檔案的原始記錄內(nèi)容和形式就不復(fù)存在,不利于對(duì)醫(yī)院檔案的追溯。
(三)電子檔案管理缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力
近年來(lái),醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)越來(lái)越強(qiáng),電子檔案變的非常普遍。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō),它是計(jì)算機(jī)文字處理的最后一個(gè)文本,沒(méi)有印稿和草稿的區(qū)別,也沒(méi)有副本和正本的差異,文件和檔案之間很難有個(gè)清晰的界限。所以,在醫(yī)院電子檔案管理的過(guò)程中,一定需要管理人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力,能夠?qū)﹄娮游臋n進(jìn)行相應(yīng)的操作,保證醫(yī)院電子文檔的規(guī)范性和合理性。
二、強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
(一)優(yōu)化電子檔案的管理要求
根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際和信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì),醫(yī)院要進(jìn)一步明確電子檔案歸檔的范圍以及管理要求。首先,明確電子檔案的采集范圍。醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院電子文書(shū)、電子圖像、影像材料、視頻材料等的搜集和整理,完善電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù);其次,明確電子檔案的管理要求。要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需求,明確電子檔案的管理要求,在檔案管理的具體工作中,工作人員需要第一時(shí)間處理醫(yī)院相關(guān)部門(mén)的信息,通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和匯總,然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享,確保檔案信息的及時(shí)性和有效性;再次,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際,編寫(xiě)《檔案實(shí)體分類(lèi)大綱》等多種規(guī)范性文件,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),確保檔案工作的順利推進(jìn)。
三、優(yōu)化醫(yī)院電子檔案歸檔的具體操作
首先,醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建立一整套《電子檔案管理制度》。在制度的框架下,明確檔案管理流程和相應(yīng)人員的崗位職責(zé),以便于能夠更好地對(duì)醫(yī)院電子文檔進(jìn)行制作和歸檔,實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院電子檔案的全過(guò)程控制;其次,合理歸納電子文檔和紙質(zhì)媒介,實(shí)現(xiàn)兩者的相互補(bǔ)充、相互配合。在電子檔案的整理過(guò)程中,采用編碼的形式對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn),方便匹配和查找;再次,對(duì)醫(yī)院陳舊檔案實(shí)行“數(shù)字化”管理。利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)換,把紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?,進(jìn)一步豐富醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
四、積極改善電子檔案存儲(chǔ)條件
首先,改善醫(yī)院檔案館建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該加大財(cái)政投入力度,進(jìn)一步豐富檔案館建設(shè),購(gòu)置先進(jìn)的電腦設(shè)備、掃描儀、刻錄機(jī)等,引入先進(jìn)的檔案管理軟件,確保電子檔案管理工作的順利推進(jìn);其次,優(yōu)化電子檔案保存環(huán)境。依托于載體的特征,建立合理完善的檔案控件,保持良好的濕度和溫度,防止電子檔案的自然老化現(xiàn)象,進(jìn)一步保障電子檔案;再次,對(duì)已歸檔電子檔案載體實(shí)行定期有效的檢測(cè)和維護(hù),同時(shí)保證電子檔案所依靠的技術(shù)及相關(guān)支持軟件,定期或不定期對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制、轉(zhuǎn)儲(chǔ),轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存,對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案及時(shí)修復(fù)和補(bǔ)救,從而更好地保證電子檔案管理工作的有序開(kāi)展。
信息高速發(fā)展對(duì)檔案管理提出了更高的要求,傳統(tǒng)檔案管理方式必然向現(xiàn)代信息化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院必須從自身發(fā)展實(shí)際出發(fā),采取積極的措施,不斷強(qiáng)化對(duì)電子檔案的規(guī)范化管理,進(jìn)而更好地為醫(yī)院決策層、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
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過(guò)去,集團(tuán)管理層公文、新聞、通知等,要通過(guò)紙質(zhì)打印、校對(duì)、印制、傳送,時(shí)間長(zhǎng)、流動(dòng)性弱、受眾面窄,影響常常局限在接觸到文件的人員范圍內(nèi)。使用電子文件,在大量節(jié)約企業(yè)成本的同時(shí),能夠有效地整合各種資源、加快信息流通、提高辦事效率,是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性
電子文檔不同于傳統(tǒng)的“白紙黑字”,具有易改動(dòng)性、易出錯(cuò)性、易消失性以及易受攻擊性。目前,我國(guó)部分企事業(yè)單位的電子文檔處于一種流失、半流失的狀況,有的電子文檔隨便改動(dòng)、隨便存放,不注意保持文檔的原始性;有的電子文檔用U盤(pán)等介質(zhì)存放,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步被淘汰;有的電子文檔毫無(wú)病毒防護(hù)等必要的安全措施,容易受到黑客的攻擊,等等。
對(duì)此,要采取具體有效的措施確保電子文檔的原始性與真實(shí)性。根據(jù)電子文檔管理工作的實(shí)際情況,除開(kāi)在各層級(jí)和各部門(mén)間的運(yùn)行和傳送的過(guò)程,電子文檔大致可分為產(chǎn)生、歸檔、運(yùn)用等三個(gè)階段,保護(hù)措施的設(shè)立,也應(yīng)圍繞這三個(gè)階段,構(gòu)建起其原始性、真實(shí)性保護(hù)體系,保證電子文檔一經(jīng)產(chǎn)生,就能得到有效維護(hù),從而確保其憑證作用。其中,最重要的就是要加強(qiáng)電子文檔生成定稿階段的管理,確保歸檔文件的“原件”屬性。
嚴(yán)格規(guī)范電子文件的歸檔與管理
一是嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。增強(qiáng)省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)工作人員參與電子文件歸檔與管理的自覺(jué)性,建立和維護(hù)正規(guī)的電子檔案管理和利用信息的秩序。檔案的信息載體及其管理方法會(huì)隨著高新技術(shù)的發(fā)展改變,但是檔案和檔案工作的基本性質(zhì)不會(huì)改變。因此,原有的規(guī)范紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)檔案管理制度,對(duì)電子文檔的管理也同樣起著規(guī)范的作用。在嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的同時(shí),檔案管理部門(mén)要從自身的職責(zé)和任務(wù)著手,根據(jù)本單位實(shí)際情況對(duì)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的各項(xiàng)原則要求進(jìn)一步細(xì)化。
二是建立平臺(tái)軟硬件的測(cè)試、維護(hù)和管理制度。對(duì)于硬件的技術(shù)指標(biāo)、性能,對(duì)于軟件的使用功能要進(jìn)行定期的檢測(cè)。
三是建立電子檔案管理的建設(shè)與協(xié)作機(jī)制。信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用的公眾化,是電子檔案管理的重要特征。因此,必須建立電子檔案管理的全方位協(xié)作。省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)要根據(jù)自身的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求,重點(diǎn)建立起檔案管理部門(mén)與三個(gè)方面的協(xié)作機(jī)制:即建立與集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)之間的協(xié)作機(jī)制,由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭運(yùn)作,重點(diǎn)解決電子文檔的規(guī)范化、文檔信息資源的開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題;建立與省檔案局之間的協(xié)作機(jī)制;建立與其它單位之間的協(xié)作機(jī)制,重點(diǎn)解決信息資源共享和開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題。電子檔案管理的協(xié)作過(guò)程,也是電子檔案開(kāi)發(fā)利用和完善發(fā)展的過(guò)程,只有建立起更加科學(xué)完善的運(yùn)行與協(xié)調(diào)機(jī)制,才能更好地為省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)和社會(huì)提供更加便捷的服務(wù)。
注重檔案管理部門(mén)的各方面投入
現(xiàn)代檔案的管理工作,對(duì)硬件和軟件的配備都提出了新要求:一是改變省級(jí)黨報(bào)集團(tuán)當(dāng)前檔案管理部門(mén)設(shè)備落后的局面;二是檔案工作者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)要相應(yīng)提升。
這就需要盡快形成結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)復(fù)合的人才群體。除了按要求引進(jìn)和配備專(zhuān)職檔案管理人員外,還要積極提供教育培訓(xùn)和進(jìn)修交流的機(jī)會(huì),努力提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。加強(qiáng)復(fù)合型管理人才的培養(yǎng)。加強(qiáng)電子檔案的管理工作,確保信息資源的安全、開(kāi)發(fā)與利用,就必須培養(yǎng)一批既精通計(jì)算機(jī)技術(shù),又懂檔案管理的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。滿足了集團(tuán)無(wú)紙化辦公條件下建網(wǎng)、管網(wǎng)、用網(wǎng)和檔案信息資源開(kāi)發(fā)運(yùn)用的需要。
關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng);ERMS;信息化;中國(guó)石油
中圖分類(lèi)號(hào):TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-3044(2011)20-4875-02
Research on Electronic Records Management System of Petro China
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.
Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China
長(zhǎng)期以來(lái)中國(guó)石油集團(tuán)公司下屬單位在檔案管理上使用各自開(kāi)發(fā)的系統(tǒng),甚至和手寫(xiě)管理相結(jié)合,沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)存在很多弊端。項(xiàng)目組在國(guó)家信息部的支持下,與微軟合作,在集團(tuán)公司范圍內(nèi)建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)(簡(jiǎn)稱(chēng)ERMS),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成,制訂統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,整體提升檔案管理能力。通過(guò)建設(shè)集團(tuán)公司集中統(tǒng)一的檔案信息資源共享平臺(tái),在保證信息安全的前提下,提高檔案的利用率和使用價(jià)值。從技術(shù)的角度,實(shí)現(xiàn)由檔案管理系統(tǒng)向內(nèi)容管理系統(tǒng)的過(guò)渡;從應(yīng)用的角度,逐步實(shí)現(xiàn)由檔案管理向知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。最終建立起中國(guó)石油的電子文件憑證中心和知識(shí)中心。
1 ERMS與傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的比較
1.1 傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)原理
部門(mén)檔案歸檔人員將實(shí)體檔案提交到檔案管理部門(mén),由檔案管理部門(mén)人員負(fù)責(zé)檔案的入庫(kù)管理以及用戶(hù)的檔案利用業(yè)務(wù)(圖1)。
1.2 ERMS原理
部門(mén)檔案歸檔人員在ERMS系統(tǒng)上將檔案電子條目錄入,經(jīng)過(guò)歸檔部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核以及歸檔辦結(jié)后,檔案電子條目自動(dòng)提交給檔案管理部門(mén),隨即可同步提交實(shí)體檔案和清單。由檔案管理部門(mén)人員進(jìn)行電子檔案和實(shí)體檔案進(jìn)行入庫(kù)維護(hù)和對(duì)用戶(hù)的利用(圖2)。
1.3 與傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理的比較
1.3.1 電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)缺乏統(tǒng)一的電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式未統(tǒng)一,歷史數(shù)據(jù)質(zhì)量較差。ERMS遵守《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》,統(tǒng)一了各個(gè)下屬單位電子文件管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式。
1.3.2 文檔一體化程度
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)文檔一體化程度低,缺乏生命周期的管理,未與產(chǎn)生電子文件的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行集成,電子與實(shí)體管理脫節(jié)。ERMS強(qiáng)調(diào)針對(duì)電子文件的管理,電子文件先歸檔,實(shí)體隨后。還提供與OA系統(tǒng)的接口。
1.3.3 檔案價(jià)值利用
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)紙質(zhì)借閱率較低,基本無(wú)法進(jìn)行電子借閱。編研工作量大,素材收集不全面,統(tǒng)計(jì)工作繁重。ERMS提供電子借閱功能,一份電子檔案能同時(shí)借給多個(gè)用戶(hù),到期后自動(dòng)收回借閱權(quán)限。支持電子檔案全文檢索。自動(dòng)生成符合用戶(hù)需求的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
1.3.4 信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后,已有檔案管理系統(tǒng)差異大,無(wú)統(tǒng)一的管理平臺(tái),形成了多個(gè)信息孤島。ERMS為中石油集團(tuán)公司各個(gè)下屬單位建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái),成為檔案信息共享知識(shí)中心。
1.3.5 檔案管理工作的權(quán)責(zé)落實(shí)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)對(duì)檔案管理工作的責(zé)任方較難落實(shí)。ERMS根據(jù)使用系統(tǒng)的權(quán)限劃分用戶(hù)角色,并且支持多種日志,保證每個(gè)工作環(huán)節(jié)都落實(shí)到責(zé)任人。尤其是歸檔工作一定由歸檔部門(mén)負(fù)責(zé),貫徹“誰(shuí)產(chǎn)生,誰(shuí)負(fù)責(zé)”。
1.3.6 檔案管理工作效率
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)以實(shí)體檔案為主,大量工作都要在線下手工進(jìn)行,效率低,人員浪費(fèi)大;ERMS充分發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢(shì),大部分流程都在線進(jìn)行,大大提高了工作效率,減少了人員浪費(fèi)。
2 中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)
2.1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
總體功能結(jié)構(gòu)圖如圖3。
2.2 各個(gè)模塊功能
2.2.1 收集整理模塊
收集整理模塊主要包含檔案歸檔和檔案上交的功能。
檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門(mén)和檔案部門(mén)的用戶(hù)將電子和實(shí)體檔案歸到中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)中。包括以下功能:
1)預(yù)歸檔:用于部門(mén)歸檔人員創(chuàng)建檔案的電子條目。
2)歸檔整理:用于部門(mén)歸檔人員對(duì)電子條目所對(duì)應(yīng)的實(shí)體進(jìn)行整理。
3)檔案整理:檔案管理員對(duì)部門(mén)歸檔人員提交過(guò)來(lái)的電子條目和實(shí)體檔案進(jìn)行整理。
檔案上交的目標(biāo)是以直交或匯交的方式實(shí)現(xiàn)油氣勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)檔案的分發(fā)和匯交。
2.2.2 檔案保管模塊
檔案保管的目標(biāo)為對(duì)已歸檔檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理,并通過(guò)鑒定檔案的價(jià)值確定其保管期限,把已失去價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀,以達(dá)到優(yōu)化館藏、提高檔案管理利用的效率。檔案保管包括以下功能:
1)檔案管理:用于檔案管理員查看館內(nèi)檔案的詳細(xì)情況。
2)庫(kù)架信息維護(hù):主要用于模擬實(shí)際檔案庫(kù)房。檔案管理人員對(duì)實(shí)體檔案上架后的物理庫(kù)架位置信息進(jìn)行維護(hù)。
3)檔案鑒定:對(duì)于已經(jīng)過(guò)期的檔案,可組成專(zhuān)家組進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定,以確定其保管期限,把已失去價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀。
4)檔案移交:用于當(dāng)某些單位需要重組或是某些檔案需要移交給另一家單位時(shí)。
2.2.3 檔案利用模塊
檔案利用模塊是系統(tǒng)用戶(hù)利用檔案資源進(jìn)行工作,也就是各部門(mén)、各單位使用檔案的過(guò)程。包括以下功能:
1)檔案搜索:利用檔號(hào)、名稱(chēng)、歸檔部門(mén)等關(guān)鍵字搜索出符合用戶(hù)要求的電子檔案,方便了用戶(hù)查詢(xún)、借閱等需求。
2)檔案借閱:支持電子檔案和實(shí)體檔案的借閱。一份電子檔案可以同時(shí)借給多個(gè)用戶(hù)。到期后自動(dòng)收回權(quán)限。
3)報(bào)表生成:可以根據(jù)用戶(hù)自定義的行和列,生成符合用戶(hù)特定需要的報(bào)表。
4)檔案編研:是為檔案編研人員提供一個(gè)根據(jù)館(室)藏檔案和社會(huì)需求,在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上,編寫(xiě)參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫(xiě)論文專(zhuān)著的平臺(tái)。
3 結(jié)論
項(xiàng)目組在信息部的支持下,和微軟合作開(kāi)發(fā)了中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱(chēng)ERMS),經(jīng)過(guò)一段時(shí)期的實(shí)施推廣,目前生產(chǎn)環(huán)境已在中國(guó)石油多家下屬單位上線。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、強(qiáng)大的檔案管理功能、方便簡(jiǎn)易的系統(tǒng)設(shè)置、堅(jiān)實(shí)的安全保密性以及卓越的運(yùn)行速度和性能,得到了廣大單位用戶(hù)的好評(píng)。
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關(guān)鍵詞:信息化建設(shè);水利;檔案管理
中圖分類(lèi)號(hào):G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
引言
建筑業(yè)經(jīng)濟(jì)化是國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化的基礎(chǔ),運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)建筑企業(yè)進(jìn)行合理的改造和完善具有重要的作用,從而提高建筑企業(yè)的管理水平和發(fā)展。隨著我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展,我國(guó)的建筑行業(yè)在不斷的完善化,但是我國(guó)水利檔案的管理工作還存在著一定的局限性,為了更好的促使水利工程的穩(wěn)步發(fā)展,采用信息化檔案管理,從而促使我國(guó)的水利工程建筑更加的規(guī)范化,保障了水庫(kù)工程今后正常運(yùn)行和管理,具有十分重要的意義。
1 信息化建設(shè)中的水利檔案管理現(xiàn)狀
我國(guó)水利化信息管理是在1975年開(kāi)始起步,2003年《全國(guó)水利信息化規(guī)劃》出臺(tái),這就意味著水利信息管理的工作在進(jìn)行全面展開(kāi)[1]。要完善水利檔案管理體系,依照科學(xué)的管理手段進(jìn)行規(guī)范化的管理,確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤;要進(jìn)行健全的體制管理,結(jié)合我國(guó)水利實(shí)際情況,制定一定的制度,將信息進(jìn)行歸檔管理,并形成一定的檔案管理規(guī)范,形成檔案工作具備法律,促使有法可依,有章可循的局面;對(duì)檔案加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的拓展和開(kāi)發(fā)利用。對(duì)檔案管理工作加大硬件與軟件設(shè)施上的投入,促使水利檔案信息規(guī)范化、科學(xué)化,將檔案合理的進(jìn)行整理,并編好目錄,采用信息化技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存、查閱,從而提高檔案的利用率。
2 信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作存在的不足
2.1 水利檔案管理者素質(zhì)低下
水利檔案管理者由于知識(shí)水平有限,思想觀念淡薄,對(duì)水利工程信息意識(shí)認(rèn)識(shí)不足,按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理,這樣就會(huì)導(dǎo)致收集的水利信息不夠完整,對(duì)水利信息認(rèn)識(shí)不足,導(dǎo)致管理上的困難,資料查找比較繁瑣。對(duì)于信息化時(shí)代,管理者由于知識(shí)有限,面對(duì)信息化和科學(xué)化的管理接受上能力有限,缺乏拓展精神[2]。
2.2 檔案管理人員技術(shù)上的漏洞
雖然現(xiàn)在很多人都會(huì)使用計(jì)算機(jī),但是對(duì)于其功能還不是十分的了解,對(duì)于怎樣建立目錄、建立電子檔案在技術(shù)上還是比較缺乏的,不夠完善,對(duì)待檔案進(jìn)行數(shù)字化統(tǒng)計(jì)還缺少專(zhuān)業(yè)的技能和水平。
2.3 檔案信息建設(shè)上還不夠完善
對(duì)一些專(zhuān)業(yè)性的軟件,如水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子信息管理系統(tǒng)等項(xiàng)目還不能同步進(jìn)行,缺乏建立統(tǒng)一的管理模式,系統(tǒng)上對(duì)各級(jí)檔案的管理還不夠完善,處在失衡的狀態(tài),對(duì)于電子檔案的建立比較陌生化,更偏重于紙質(zhì)檔案的建立,對(duì)于信息化的管理技術(shù)上還比較欠缺。
3 加強(qiáng)信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作
3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視度,帶動(dòng)水利檔案管理信息化建設(shè)
對(duì)于水利檔案管理的影響有很多面,如資金的不足,領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠,信息化管理人才的缺乏等,但是起到關(guān)鍵性作用的還是領(lǐng)導(dǎo)的支持度。領(lǐng)導(dǎo)是決定水利管理規(guī)范化的主要核心,確立水利電子政務(wù),落實(shí)水利信息化建設(shè)與管理同步進(jìn)行,領(lǐng)導(dǎo)要在經(jīng)費(fèi)和人力上加以投入,領(lǐng)導(dǎo)要定期聽(tīng)取檔案管理匯報(bào)情況,了解檔案工作的現(xiàn)狀,提出要求,下達(dá)命令,解決工作中實(shí)際存在的問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理交流活動(dòng)進(jìn)行重視,互相學(xué)習(xí),彌補(bǔ)不足,共同提高,共同發(fā)展。指導(dǎo)檔案管理者工作,落實(shí)每項(xiàng)工作程序,實(shí)現(xiàn)信息化管理,技術(shù)上創(chuàng)新并得到改進(jìn)。
3.2 重視檔案管理工作和加快檔案信息化管理
檔案信息資源建設(shè)是檔案管理的主要組成部分,是水利工程發(fā)展和改進(jìn)的保障。水利檔案管理的專(zhuān)業(yè)性、規(guī)范性、科學(xué)性是有效保障水利工程水利進(jìn)行的主要手段。制定一定的信息化檔案管理規(guī)范,實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新,加強(qiáng)綜合管理,進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督,進(jìn)行工作漏洞上的指導(dǎo),建立完善的檔案管理體制,建立水文數(shù)據(jù)并進(jìn)行歸檔流程。實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息的收集、管理化標(biāo)準(zhǔn)、有效的進(jìn)行電子儲(chǔ)藏。提高人員利用信息化軟件管理的規(guī)范化,建立水利工程管理目錄,實(shí)現(xiàn)更好的查閱,進(jìn)行電子文件歸納,熟悉硬件與軟件的使用流程,建立信息管理制度,并進(jìn)行有效、安全的儲(chǔ)存,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案共存[3]。
3.3 以人為本,注重人才的培養(yǎng)
計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)固然重要,但是當(dāng)前人才的培養(yǎng)才是決定檔案管理的主要依據(jù)。由于信息化時(shí)代的進(jìn)入,這就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案學(xué)知識(shí)和現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握。培養(yǎng)一支信息化檔案管理人才隊(duì)伍對(duì)水利建筑發(fā)展具有關(guān)鍵性的作用,所以要建立復(fù)合型人才隊(duì)伍,要制定培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的計(jì)劃,鼓勵(lì)工作者去主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化技術(shù),提高檔案管理工作技能,加強(qiáng)素質(zhì)提高和責(zé)任提高。注意引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)人才和專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人才,建立強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)IT人才隊(duì)伍,優(yōu)化內(nèi)部人才結(jié)構(gòu),從而帶動(dòng)水利檔案管理,適應(yīng)時(shí)展變化與改革。加強(qiáng)檔案管理者對(duì)信息意識(shí)的培養(yǎng),改變傳統(tǒng)的檔案模式,靈活的運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行整檔管理,根據(jù)實(shí)際情況制定培養(yǎng)人才計(jì)劃。
4 結(jié)語(yǔ)
重視水利檔案管理建設(shè),密切關(guān)注水利檔案管理,及時(shí)的掌握水利信息的變化做出相對(duì)應(yīng)的政策,提高信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作,從而更好的促進(jìn)水利工程建設(shè),促使水利管理更加規(guī)范化和科學(xué)化,從而達(dá)到更好的為水利工程建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然要求,也是自身發(fā)展的必然趨勢(shì),只有采用現(xiàn)代化管理,才能解決檔案收集、管理、利用等方面面臨的種種難題,從而帶來(lái)顯而意見(jiàn)的效果和收益。
(一)提高管理效率。現(xiàn)代化建設(shè)使得檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息資源數(shù)據(jù)只需一次錄入,就可以多次利用,并可在內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)檢索可實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún),檔案查借工作實(shí)現(xiàn)電腦管理,能夠極大地減輕工作人員負(fù)擔(dān)。而且電腦管理方便、快捷,只要傳輸程序和數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置合理,就不需要過(guò)多的人參與工作,大大解決了機(jī)關(guān)冗員問(wèn)題。管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),可更好地從事檔案的收集和編研工作,提高職能部門(mén)的工作效率。
(二)便于開(kāi)發(fā)利用。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理,信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用,開(kāi)發(fā)利用的效果取決于開(kāi)發(fā)的時(shí)效性和利用的廣泛性。相比較而言,現(xiàn)代化手段儲(chǔ)存的各種信息更便于利用和開(kāi)發(fā)。紙質(zhì)文件只能記錄文字、圖表等信息,而電子文件利用很小的空間卻可以同時(shí)記錄文字、圖表、聲音、影像等各種媒體信息,且具有直觀性、選擇性、易操作性,開(kāi)發(fā)利用的速度快。
(三)提高服務(wù)效率?,F(xiàn)代化建設(shè)直接利用現(xiàn)代通訊設(shè)備傳遞、查找信息,大大縮短了檔案信息資源的處理時(shí)間,提高檔案信息利用的時(shí)效性。數(shù)據(jù)庫(kù)的管理能夠調(diào)取相同或類(lèi)似內(nèi)容的文件,為解決問(wèn)題提供更多參考,無(wú)形中節(jié)約了大量的查閱時(shí)間。還可提供遠(yuǎn)程服務(wù),實(shí)現(xiàn)資源共享,科技人員可在自己的電腦上就可查閱檔案資料,便于二次利用和開(kāi)發(fā),從而縮短了編著時(shí)間。
二、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑
檔案現(xiàn)代化化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面內(nèi)容。
(一)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括硬件和軟件兩個(gè)方面。硬件條件主要包括計(jì)算機(jī)、掃描儀等圖文輸入、輸出設(shè)備及存儲(chǔ)設(shè)備。軟件系統(tǒng)主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的管理應(yīng)用軟件。這是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建立先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),開(kāi)發(fā)先進(jìn)的管理應(yīng)用軟件,才能充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化的整體效益。其關(guān)鍵是舍得投入財(cái)力,配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施,加快設(shè)備更新改造的步伐。
(二)信息資源建設(shè)。建設(shè)完備充實(shí)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的核心。主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。要運(yùn)用現(xiàn)代手段,將各種載體的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的轉(zhuǎn)換處理,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將數(shù)字化信息加以匯集、編輯、整合,建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),便于用戶(hù)進(jìn)行檢索、傳輸、摘錄和分析處理。檔案部門(mén)在接收電子檔案時(shí),必須要向文件處理部門(mén)提出相應(yīng)要求;文件處理部門(mén)提供檔案信息資源時(shí),也應(yīng)考慮檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔的要求。
(三)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案信息的收集、傳遞、儲(chǔ)存、檢索、利用,必須要用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,這是檔案管理現(xiàn)代化快速、有序、健康發(fā)展的保障。主要包括管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范。在這方面,國(guó)家已頒布了一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范;《電子文件歸檔及管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),不要自行執(zhí)行,避免交叉打架,便于文件共享。
(四)人才隊(duì)伍建設(shè)。人是管理活動(dòng)中最活躍的因素。現(xiàn)代科技無(wú)法取代人的因素,現(xiàn)代技術(shù)要靠人來(lái)掌握,精密設(shè)備要靠人來(lái)操作,管理的職責(zé)也要由人完成。檔案管理現(xiàn)代化,對(duì)檔案工作者提出更高要求。首先,要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案工作的基礎(chǔ),對(duì)檔案的分類(lèi)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)、管理成竹在胸。其次,要熟練掌握計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用,注意電子介質(zhì)的保存和維護(hù)。還要更加重視檔案和文件的保密工作。最后,要根據(jù)本單位實(shí)際,把傳統(tǒng)檔案管理和計(jì)算機(jī)管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái),真正使兩種方式發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn),提高工作效率和服務(wù)效率。在人才隊(duì)伍建設(shè)上,要堅(jiān)持培養(yǎng)和引進(jìn)并舉,通過(guò)繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn),提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、管理意識(shí)和操作技能,同時(shí)積極引進(jìn)高校計(jì)算機(jī)、信息處理以及相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高層次畢業(yè)生,打造一支具有現(xiàn)代科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案干部隊(duì)伍。
三、總結(jié)
1 照片檔案數(shù)字化管理的重要性
隨著社會(huì)日新月異的發(fā)展,各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個(gè)體在撰寫(xiě)史志、社會(huì)宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要,勢(shì)必要運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù),如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等,與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類(lèi)、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合,建立起電子照片檔案系統(tǒng),這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程,主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會(huì)化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。
首先,數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價(jià)值,通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門(mén)管理的意愿,并且無(wú)法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片,因此,檔案館只能夠通過(guò)翻拍的方式來(lái)收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對(duì)照片保管不妥善,極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失,給以后的檔案收集工作帶來(lái)麻煩。照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理之后,不僅可以實(shí)現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同載體上的轉(zhuǎn)移,而且各歸檔單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門(mén)。
其次,電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體,對(duì)保存環(huán)境有較高的要求,耐久性不佳。無(wú)論是黑白照片,還是彩色照片,均會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象,使得照片效果大打折扣,甚至到了失真的地步。因此,即使照片能夠保存下來(lái),其所發(fā)揮的作用也會(huì)受到影響。照片檔案的電子化管理,使得照片檔案的載體變成磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等,這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點(diǎn),而且保存與復(fù)制過(guò)程中不會(huì)存在變質(zhì)、褪色等問(wèn)題。同時(shí),在照片修復(fù)上,可以先將老化、破損的照片掃描到電腦,再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理,使得圖片達(dá)到較好的效果。
第三,電子化管理實(shí)行后,照片檔案的利用會(huì)變得更加靈活便捷。人們?cè)诓殚喓褪褂谜掌瑱n案時(shí),并不一定按內(nèi)容一對(duì)一地調(diào)用照片,而是根據(jù)所需有所選擇,這給手工操作帶來(lái)許多麻煩。同時(shí),照片檔案的使用具有排他性,同一張照片不可能讓多人同時(shí)使用。照片檔案電子化管理,使得用戶(hù)對(duì)照片檔案的利用可通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地檢索,使得檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低,節(jié)省了大量的查閱時(shí)間,工作效率得到提升。而且查詢(xún)速度快、支持多人同時(shí)使用、調(diào)看同一張照片而不必動(dòng)用原件,還可通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸,充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析
近幾年,隨著國(guó)家社會(huì)的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng),照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個(gè)新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》,所以在管理實(shí)施的過(guò)程中會(huì)有章可循,相對(duì)規(guī)范,但對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理相對(duì)而言就不是那么規(guī)范了。
2.1 管理制度不完善
國(guó)內(nèi)雖然早已出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》,但這個(gè)規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理,具有一定的限制性,對(duì)于新興的數(shù)碼照片檔案在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)一直沒(méi)有制定出一套相對(duì)完整的的管理規(guī)范,這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。直至2014年,國(guó)家出臺(tái)了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014),使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級(jí)單位在照片檔案電子化管理工作中,開(kāi)始執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)規(guī)范,但由于長(zhǎng)時(shí)間缺乏一套完整的規(guī)范,很多的檔案館(室)現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全,并且存在檔案管理人員對(duì)照片檔案的電子化管理意識(shí)還較為薄弱的現(xiàn)象,在管理過(guò)程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格,缺乏力度的情況。另外,一些檔案館(室)的上級(jí)管理部門(mén)仍未結(jié)合實(shí)際的具體情況,制定出相適應(yīng)的電子化管理實(shí)施細(xì)則,如對(duì)數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此,實(shí)際上,很多單位對(duì)于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無(wú)章可循、無(wú)序的工作狀態(tài),這對(duì)照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統(tǒng)照片的管理對(duì)比而言,數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無(wú)底片、不用沖洗的特點(diǎn),無(wú)需產(chǎn)生購(gòu)買(mǎi)膠卷和沖洗的費(fèi)用,使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中,質(zhì)量參差不齊,也不全都具有收集價(jià)值,而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則,這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次,現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高,甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能,不僅照片數(shù)量增多,收集對(duì)象更是難以把握,這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。
與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時(shí),更遑論做到及時(shí)的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片?n案的數(shù)量更加巨大,在整理數(shù)碼照片時(shí)既要鑒定篩選,又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤(pán)、編寫(xiě)文字說(shuō)明等一系列繁瑣的工作,數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊,檔案管理人員需要對(duì)這些照片進(jìn)行整理、選擇,所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。
2.3 安全隱患嚴(yán)重
數(shù)碼照片的存儲(chǔ)依賴(lài)于電子設(shè)備和計(jì)算機(jī),這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來(lái)了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生故障時(shí),數(shù)碼照片有可能就會(huì)丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件,其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性,計(jì)算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險(xiǎn)性,這會(huì)造成大量數(shù)碼照片被破壞,甚至丟失。
3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對(duì)策
3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度
數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別,就形成模式和保存載體而言,數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同,數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件,需要依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此,制定適合本地區(qū)本單位的切實(shí)可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館(室)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身部門(mén)的需要來(lái)制定一套與當(dāng)前部門(mén)現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項(xiàng)指標(biāo)要求,即對(duì)數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專(zhuān)門(mén)制作歸檔照片著錄卡片,對(duì)每張照片進(jìn)行逐張編號(hào)并按照編號(hào)逐張進(jìn)行錄入說(shuō)明,包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對(duì)拍攝影像進(jìn)行加工修改,以保證歸檔數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人,工作要求明確,形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問(wèn)題,形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制
歸檔的數(shù)碼照片要求是真實(shí)且完整的原始文件,因此,檔案管理人員在收集照片檔案時(shí),首先要打開(kāi)數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查,通過(guò)讀取照片EXIF 信息,判別圖像是否經(jīng)過(guò)編輯,如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理,不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理,以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。此外,對(duì)于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核,篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒(méi)有代表性、畫(huà)面質(zhì)量清晰度高不高等,以此確定其保存的價(jià)值,才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精,將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔,選擇清晰度高的、對(duì)活動(dòng)又具有表現(xiàn)力的、有重要價(jià)值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的,提高歸檔效率和質(zhì)量。
3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)
各檔案館(室)對(duì)歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理,要加強(qiáng)對(duì)照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計(jì)算機(jī)中建立分類(lèi)整理完畢的數(shù)碼照片電子版,保存方式分別建立三種備份形式,一是只讀式光盤(pán)一式兩份,進(jìn)行脫機(jī)保存,遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),數(shù)字光盤(pán)的儲(chǔ)存和利用方便,通用性較強(qiáng),容量較大;二是移動(dòng)硬盤(pán),選用存儲(chǔ)容量為500-1000 GB容量的,要注意移動(dòng)硬盤(pán)的存放環(huán)境,避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰;三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片,應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價(jià)值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時(shí)就特殊記錄,輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔,方便臨時(shí)使用時(shí)閱覽參考。實(shí)行一套紙質(zhì),兩套電子,三備份制度。
電子版照片備份存檔后可放置在專(zhuān)用的防磁柜中保存,要定期檢查。使用數(shù)字光盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)儲(chǔ)存的數(shù)碼照片資料,都有丟失的風(fēng)險(xiǎn),光盤(pán)和硬盤(pán)都可能因?yàn)榛覊m、光照、使用過(guò)頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短,從而造成存儲(chǔ)內(nèi)容丟失。在數(shù)碼圖像都丟失的情況下,也可利用紙質(zhì)照片進(jìn)行翻拍、掃描,把丟失的數(shù)碼影像恢復(fù)過(guò)來(lái)。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;辦公室檔案;規(guī)范化管理;檔案管理
對(duì)于事業(yè)單位而言,辦公室重點(diǎn)在于管理單位各項(xiàng)事務(wù),其為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)作用。對(duì)于辦公室工作而言,檔案管理尤為關(guān)鍵,其完整記錄了辦公室的所有事務(wù),能夠?yàn)閱挝惶峁?zhǔn)確、可靠的材料與信息。新形勢(shì)下,辦公室檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展所需,且直接影響了辦公室相關(guān)職能的有效發(fā)揮。對(duì)此,相關(guān)部門(mén)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況,全方位、多層次分析與總結(jié),制定有效的檔案管理規(guī)范,進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室效能。
1辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性
1.1有利于豐富管理形式
現(xiàn)階段,中國(guó)科學(xué)技術(shù)水平得到了顯著提升,在信息時(shí)代背景下,辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì),這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統(tǒng)方式,使用計(jì)算機(jī)管理辦公室檔案的效率更高,可有效提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性,進(jìn)一步提高管理規(guī)范性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以快速收集、使用、管理和儲(chǔ)存檔案信息,促進(jìn)了內(nèi)部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外,運(yùn)用信息化手段管理辦公室檔案,可提高管理效率,緩解工作人員壓力,從而促進(jìn)管理人員提高工作質(zhì)量[1]。
1.2可以促進(jìn)檔案管理員提高素質(zhì)
對(duì)于檔案規(guī)范化管理,事業(yè)單位應(yīng)高度重視,并在培養(yǎng)人才上投入更多的精力,檔案管理人員在規(guī)范化管理辦公室檔案中發(fā)揮了極為重要的作用。人才素養(yǎng)直接影響著工作效率,轉(zhuǎn)變檔案工作的性質(zhì)會(huì)對(duì)工作人員的能力造成影響,和以往的人工操作相比,當(dāng)前規(guī)范化的檔案管理主要運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)操作[2]。工作軟件的改變對(duì)管理人員操作計(jì)算機(jī)的能力提出了較高的要求,這是此項(xiàng)工作中不可或缺的一項(xiàng)能力。如此,便在日常工作中促進(jìn)了管理人員的素質(zhì)以及個(gè)人價(jià)值和工作能力的提高。
1.3可以促進(jìn)單位和部門(mén)提高管理水平
在事業(yè)單位的正常運(yùn)營(yíng)中,辦公室檔案發(fā)揮著極為重要的作用。除了對(duì)單位各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、人動(dòng)的信息進(jìn)行如實(shí)記載,辦公室檔案還要注重保存單位發(fā)展歷程中重大的證據(jù)與史料。而規(guī)范化管理辦公室檔案,既能使檔案管理的流程得到優(yōu)化,同時(shí)還能帶給單位良好的社會(huì)效益。當(dāng)單位和其他部門(mén)展開(kāi)合作時(shí),需要借助檔案部門(mén)和合作方展開(kāi)密切聯(lián)系與溝通,以確保雙方合作的有效性。所以,在管理辦公室檔案的過(guò)程中,規(guī)范化管理檔案,對(duì)促進(jìn)單位部門(mén)工作效率提升極為有利,從而使檔案管理更加科學(xué)和準(zhǔn)確。
2當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題
2.1缺少健全的制度
新形勢(shì)下,事業(yè)單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度,造成辦公室工作效率不理想,對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響[3]。過(guò)去,事業(yè)單位在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí),只是一味地整理和歸檔檔案,并未運(yùn)用先進(jìn)的科技展開(kāi)分類(lèi)和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規(guī)操作,導(dǎo)致管理制度流于形式,致使辦公室諸多檔案資料丟失,對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響。
2.2忽視辦公室檔案管理
在實(shí)際工作中,檔案管理工作只是檔案管理部門(mén)的工作任務(wù),在單位中往往被認(rèn)為并非主要工作,僅僅只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,通常單位的領(lǐng)導(dǎo)者都在主要業(yè)務(wù)上投入了諸多精力,而忽視了檔案管理工作。大部分單位,對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠,在開(kāi)展工作的過(guò)程中運(yùn)用的仍是傳統(tǒng)的管理理念和模式。此外,在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠,從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施,這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全,對(duì)有序開(kāi)展辦公室檔案管理工作極為不利。
2.3缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員
縱觀事業(yè)單位管理體系,辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是,現(xiàn)階段單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案管理工作的重視度較低,諸多事業(yè)單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員,因?yàn)檫@一類(lèi)工作人員對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)了解得較少,在技術(shù)操作方面不夠熟練,所以很多時(shí)候都無(wú)法規(guī)范管理辦公室檔案。同時(shí),這些工作人員中大部分都并未接受過(guò)系統(tǒng)教育,且所掌握的檔案管理知識(shí)與技能均不夠?qū)I(yè),不熟悉辦公室檔案管理工作,同時(shí)在工作過(guò)程中也很容易出現(xiàn)問(wèn)題,使得辦公室檔案管理工作職能無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。
2.4缺少先進(jìn)的管理設(shè)備
在檔案管理設(shè)備方面,事業(yè)單位未有較大的投入,對(duì)信息技術(shù)與科技產(chǎn)品的引進(jìn)不及時(shí),難以與時(shí)展保持同步。同時(shí)辦公設(shè)備十分落后,大部分單位依然采取的是人工管理模式,嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理效率,加大了工作人員的工作量,使其在工作上耗費(fèi)了較多時(shí)間。且在人為因素的影響下,也無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo),甚至導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序性。
3新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施
3.1高度重視檔案管理工作
若要真正做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作,就必須從根本上將部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的認(rèn)識(shí)改變,使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,運(yùn)用諸多有效手段積極宣傳事業(yè)單位的現(xiàn)代化;檔案管理模式,使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發(fā)展中,檔案管理工作效率發(fā)揮的重要作用,并高度重視辦公室檔案管理工作,使每一位工作人員均可以積極對(duì)待此類(lèi)工作。同時(shí)構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制,以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助力檔案管理工作的良好發(fā)展。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)和時(shí)展保持同步,立足于工作需求,積極促進(jìn)自身檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)的增強(qiáng),特別是主要將自身保密意識(shí)加強(qiáng),確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動(dòng)參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng),把更為豐富的檔案管理工作技能切實(shí)掌握好,促進(jìn)自身工作素質(zhì)水平提高,對(duì)檔案管理工作的重要性有更加充分的認(rèn)識(shí)。
3.2構(gòu)建合理科學(xué)的規(guī)章制度
健全的檔案管理制度是有序開(kāi)展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業(yè)單位只有構(gòu)建合理、科學(xué)的規(guī)章制度,才能有效開(kāi)展辦公室檔案管理工作。新形勢(shì)下,辦公室檔案管理工作要和時(shí)展保持同步,在對(duì)新的檔案管理制度進(jìn)行制定的過(guò)程中,要將以往規(guī)章制度的束縛摒棄,積極創(chuàng)新制度的內(nèi)容和形式,如此,才可以為檔案管理工作的開(kāi)展提供重要的制度保證。除此之外,在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定的過(guò)程中,要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段,確保檔案管理制度更加完整、科學(xué)、安全[5]。構(gòu)建檔案管理制度還要涉及檔案銷(xiāo)毀制度,應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定第一時(shí)間銷(xiāo)毀部分保存到期的檔案,為充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。
3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)
辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理水平具有決定性影響。所以,為了確保檔案管理的質(zhì)量,就必須有效提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō),一方面,要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能,提升其水平;另一方面,要求檔案管理人員及時(shí)了解現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù),可以熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備。所以,單位領(lǐng)導(dǎo)在選拔辦公室檔案管理人員過(guò)程中一定要做到嚴(yán)格仔細(xì),以制度為依據(jù)。當(dāng)然,單位還要針對(duì)檔案管理人員展開(kāi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),幫助其將專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)與技能掌握,切實(shí)提高他們的綜合素質(zhì),如此,才可以順利實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。
3.4采用現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)檔案工作管理質(zhì)量提升
檔案工作運(yùn)行中,所運(yùn)用的設(shè)備器材和技術(shù)手段、管理質(zhì)量以及落實(shí)規(guī)范化的程度息息相關(guān),其具有可把控性[6]。但通過(guò)當(dāng)前實(shí)施的辦公室檔案管理體系可以看出,紙質(zhì)檔案管理仍占較大比例,在意識(shí)不足、技術(shù)有限等問(wèn)題的影響下,數(shù)字檔案建設(shè)方案還是只在小范圍內(nèi)應(yīng)用,對(duì)順利落實(shí)規(guī)范化管理工作造成了阻礙。所以,可以考慮從下述幾個(gè)方面入手,改進(jìn)此類(lèi)問(wèn)題:首先,各單位需結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)革新需求,在檔案管理室中靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,并把現(xiàn)代化設(shè)備和紙質(zhì)檔案管理工作聯(lián)系起來(lái);其次,以不同形態(tài)的電子檔案為基礎(chǔ),在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的地區(qū),有效采用以數(shù)字模式形成的電子信息檔案,此形態(tài)的電子檔案十分完整、便捷,實(shí)用性較高;最后,就信息技術(shù)發(fā)展落后的地區(qū),可以借助再加工紙質(zhì)檔案,將原件數(shù)字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質(zhì)檔案,對(duì)檔案規(guī)范化管理意義較大。
1、產(chǎn)生的背景
資料共享系統(tǒng)是在局提出“一次收件,全局共享”的中心指導(dǎo)思想下,在目前杭州市住保房管局信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)有基礎(chǔ)上,為進(jìn)一步提高我局房產(chǎn)管理的效率和對(duì)外服務(wù)質(zhì)量而提出的新的系統(tǒng)項(xiàng)目。資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目的提出是社會(huì)大背景和局系統(tǒng)工作現(xiàn)實(shí)情r相互作用的結(jié)果。
隨著電腦的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,辦公自動(dòng)化也以前所未有的廣度和深度向前發(fā)展,在辦公自動(dòng)化的這一進(jìn)程中,政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位無(wú)疑在其中扮演著主要角色。另一方面,提高行政效率,最大限度的便民利民,這是長(zhǎng)期以來(lái)政府所追求的目標(biāo)和一直努力的方向,也是長(zhǎng)期以來(lái)廣大群眾所關(guān)注的問(wèn)題。而在這種社會(huì)大背景下,房管系統(tǒng)卻存在這樣一種工作現(xiàn)狀:本來(lái),房管系統(tǒng)的整個(gè)業(yè)務(wù)工作基本上是以工作流的形式在進(jìn)行的,好比一條多個(gè)節(jié)點(diǎn)串成的線,系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)單位就是組成這條線的多個(gè)節(jié)點(diǎn)中的一個(gè),理論上說(shuō),對(duì)于某一節(jié)點(diǎn)取得或產(chǎn)生的要素,其后一環(huán)節(jié)或其后多個(gè)環(huán)節(jié)都可繼承過(guò)來(lái)并加以利用,倘若多個(gè)節(jié)點(diǎn)多次獲取同一要素,那看來(lái)就是一種重復(fù)。然而,從工作流的角度看,目前房管系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作基本上是分割開(kāi)來(lái)的,系統(tǒng)內(nèi)各單位之間甚至單位內(nèi)各部門(mén)之間對(duì)于同一資料都是進(jìn)行多次收取,而對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的審批結(jié)果也是要求業(yè)務(wù)申請(qǐng)者提供的。正是在這一背景下,局里面提出了構(gòu)建資料共享系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)“一次收件,全局共享”。
2、具體模式
簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái),就是通過(guò)對(duì)收件資料和審批結(jié)果材料的掃描和補(bǔ)掃描,形成電子影像,各單位受理業(yè)務(wù)時(shí)通過(guò)查詢(xún),調(diào)閱電子影像和比對(duì)相關(guān)信息,獲取自己所需信息,從而實(shí)現(xiàn)資源的共享和辦公的自動(dòng)化。
從界面設(shè)計(jì)和操作方法看,資料共享系統(tǒng)是以杭州市住保房管局信息管理系統(tǒng)輔助業(yè)務(wù)系統(tǒng)的身份加以定位的,因而它基本上延續(xù)了《杭州市住保房管局信息管理系統(tǒng)》的界面設(shè)計(jì)規(guī)范和操作方法。
2 實(shí)現(xiàn)文件資料共享后檔案管理模式的轉(zhuǎn)變
1、減少檔案管理的被動(dòng)性,走出檔案館的圍城
杭州市房產(chǎn)檔案館目前對(duì)檔案的接收缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃性、完成任務(wù)性色彩較濃。盡管在每年的館工作計(jì)劃中對(duì)檔案接收的具體內(nèi)容都有表述,但基本上都是從完成工作指標(biāo)的角度考慮的,缺乏對(duì)增加館藏內(nèi)容、豐富館藏層次以及是否有利于檔案館長(zhǎng)期發(fā)展的思考。 此外,由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范要求和業(yè)務(wù)指導(dǎo),檔案館對(duì)檔案的接收,要么是移交單位移交多少檔案館就接收多少,而且對(duì)進(jìn)館檔案整理質(zhì)量不作要求,這樣勢(shì)必造成大量無(wú)序和重復(fù)資料的進(jìn)館,從而給檔案的后續(xù)整理帶來(lái)諸多困難和不便;要么是檔案館派人到移交單位,幫助整理好以后再做移交,這種做法有其好處,但前提必須是檔案館有充裕的人力和時(shí)間。
檔案館是文件資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目的主要參與者之一,做了大量的前期調(diào)研工作。在調(diào)研過(guò)程中,檔案館不僅通過(guò)本館資源對(duì)檔案本身進(jìn)行研究,而且還深入檔案形成的各單位進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。通過(guò)調(diào)研,我們不但對(duì)整個(gè)房管系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程有了比較全面的了解,也對(duì)整個(gè)房管系統(tǒng)的檔案類(lèi)型及檔案的來(lái)源(即檔案產(chǎn)生、發(fā)展和最終形成的全過(guò)程)有了更為全面、深入的了解。這就為我們下一步對(duì)檔案的分類(lèi)、檔案的組卷等進(jìn)行研究并做出相應(yīng)規(guī)定打下了基礎(chǔ),有利于我們對(duì)檔案的管理。同時(shí),文件資料共享系統(tǒng)項(xiàng)目對(duì)于資料的掃描、對(duì)于資料的立卷歸檔都做出了要求,這就有可能使得檔案從其形成起就步入規(guī)范化的軌道,這不僅有利于檔案資料形成單位對(duì)其檔案資料的管理,也為檔案館今后工作的開(kāi)展贏得了主動(dòng)。文件資料共享系統(tǒng)是一個(gè)契機(jī),它將促使我們工作的方向從目前以進(jìn)館后的檔案管理為重點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)榻窈髮?duì)進(jìn)館前檔案和進(jìn)館后檔案管理兩者并重的局面。這就意味著,檔案館必須更多地從館內(nèi)走出去,將觸角延伸到館外,加強(qiáng)與系統(tǒng)各單位之間的交流與溝通。
2、檔案管理向統(tǒng)一、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變
文件資料共享系統(tǒng)是將局系統(tǒng)內(nèi)各單位聯(lián)系起來(lái),把各個(gè)業(yè)務(wù)辦理置于統(tǒng)一框架之內(nèi)進(jìn)行考慮的,這就要求檔案管理也應(yīng)走向統(tǒng)一化、規(guī)范化。
(1)統(tǒng)一化管理規(guī)范的出臺(tái)
實(shí)行檔案的規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,為了統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn),防止檔案管理上的混亂,必須用檔案管理的規(guī)范手段來(lái)解決這些問(wèn)題。為此,我們可按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)則、統(tǒng)一標(biāo)符、統(tǒng)一的檢索語(yǔ)言、分類(lèi)方法進(jìn)行操作,使檔案工作達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一,以便在整個(gè)局系統(tǒng)范圍內(nèi)推廣使用。
目前,以局名義發(fā)文的正式的檔案規(guī)范性文件主要有如下幾個(gè):《文書(shū)檔案整理規(guī)則》和《關(guān)于文件材料歸檔與不歸檔范圍的規(guī)定》。從數(shù)量上說(shuō)是少的,涉及的檔案類(lèi)別也是十分狹窄的。此外,檔案館還擬定了部分館內(nèi)使用的檔案規(guī)范性文件,如商品房預(yù)售許可證、拆遷許可證等業(yè)務(wù)檔案的立卷辦法??傮w上說(shuō),檔案館對(duì)于有關(guān)檔案規(guī)范性文件的工作還亟待加強(qiáng)。文件資料共享系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中以及建成后,必然要求大量規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái),其中涉及到檔案管理方面的主要有:檔案的分類(lèi)規(guī)則、各類(lèi)檔案的立卷歸檔辦法和有關(guān)電子影像的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、組織要求及移交辦法等。因此,在今后的工作中,必須加強(qiáng)檔案規(guī)范性文件的研究與擬定,以使整個(gè)局系統(tǒng)的檔案管理納入同一框架之內(nèi)。
(2)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的提升
要使檔案管理走向統(tǒng)一化、規(guī)范化,光出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還要求檔案館做相應(yīng)的推廣和解釋工作,這就涉及到一個(gè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的問(wèn)題??陀^上說(shuō),到目前為止,業(yè)務(wù)指導(dǎo)仍是檔案館工作的薄弱環(huán)節(jié)之一。文件資料共享系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中和建成后,對(duì)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)的要求是不斷提高的:一是要求檔案館出臺(tái)更多檔案管理規(guī)范并對(duì)其做出解釋?zhuān)欢怯捎谖募Y料共享系統(tǒng)是電腦程序?yàn)榛A(chǔ)構(gòu)建起來(lái)的,因此要求檔案人員有更高的素質(zhì),不僅要具備一定的檔案知識(shí),還要具備一定的現(xiàn)代化思想、掌握一定的現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。為此,一方面,檔案館工作人員必須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),努力提高自身素質(zhì);另一方面,檔案館也要加強(qiáng)對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以使檔案管理人員向知識(shí)化方向發(fā)展,成為復(fù)合型的人才。
3、檔案實(shí)體管理進(jìn)一步向信息管理的轉(zhuǎn)變
所謂檔案實(shí)體的管理,就是遵循全宗原則,對(duì)檔案原件實(shí)行集中、有序的質(zhì)量和安全管理,主要包括檔案的收集、整理、b定、保管四個(gè)環(huán)節(jié)。在這種管理模式下,傳統(tǒng)的手工方式是最主要的管理方式。所謂檔案信息管理,就是以檔案信息與載體的分離為前提,物的概念弱化,直接對(duì)信息進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的管理、加工和利用。在這種管理模式下,電腦自動(dòng)化管理成為最主要的管理方式,而信息技術(shù)則轉(zhuǎn)化成為提升檔案管理效率最直接的要素。檔案信息管理的對(duì)象是電子檔案,電子檔案的來(lái)源有兩個(gè):一個(gè)是數(shù)字化的檔案,所謂檔案的數(shù)字化,具體來(lái)說(shuō)就是將檔案的目錄信息輸錄進(jìn)電腦和把紙質(zhì)檔案掃描成電子影像存入電腦。另一個(gè)是辦公自動(dòng)化條件下產(chǎn)生的大量電子文件。在目前電子文件合法性還存在較大爭(zhēng)議的情況下,電子檔案主要還是來(lái)源于數(shù)字化的檔案。
目前,除了歷史檔案,檔案館已經(jīng)將絕大部分房產(chǎn)發(fā)證檔案數(shù)字化或半數(shù)字化(即只實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的電子化,而尚未實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)內(nèi)容的電子化),這就為檔案從實(shí)體管理向信息管理過(guò)渡創(chuàng)造了較好的條件。從檔案利用的角度看,目前檔案館是手工調(diào)檔、實(shí)體調(diào)閱與電子調(diào)檔、電子影像調(diào)閱兩種方式并用,但重心逐漸向后者偏移。總體說(shuō)來(lái),目前檔案館正處于實(shí)體管理向信息管理過(guò)渡的時(shí)期。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息技術(shù);發(fā)展思路
隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展,辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn),檔案信息電子化是檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。
一、檔案管理信息電子化的內(nèi)容
計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的功能:主要是對(duì)各種電子文檔和實(shí)物檔案進(jìn)行管理,對(duì)各種借閱要求進(jìn)行控制。檔案管理主頁(yè)面由四部分組成:搜索引擎、最新開(kāi)放檔案列表、用戶(hù)已經(jīng)借閱到的檔案列表、用戶(hù)已填寫(xiě)借閱單,正等待檔案管理員批準(zhǔn)的檔案列表。
1.檔案查詢(xún)。檔案查詢(xún)有簡(jiǎn)單的標(biāo)題查詢(xún)和高級(jí)查詢(xún),在標(biāo)題查詢(xún)中,通過(guò)關(guān)鍵字,可以查詢(xún)所有檔案標(biāo)題中包含此關(guān)鍵字的檔案;點(diǎn)擊高級(jí)查詢(xún),在查詢(xún)條件錄入窗口,按照查詢(xún)者的要求將各種查詢(xún)條件任意組合,并且支持模糊查詢(xún)。
2.查看最新開(kāi)放檔案。在最新開(kāi)放檔案里能夠找到所有開(kāi)放和內(nèi)部傳閱的檔案的標(biāo)題,如果用戶(hù)有權(quán)限,還可以找到保密檔案的標(biāo)題,而絕密檔案只有檔案管理員才有權(quán)利對(duì)檔案的標(biāo)題進(jìn)行查詢(xún)。
3.檔案維護(hù)。檔案管理員可以通過(guò)系統(tǒng)中一些功能執(zhí)行 “檔案維護(hù)”。檔案使用者(任意用戶(hù))也可以通過(guò)“檔案上傳”的超鏈接,上傳自己認(rèn)為值得存檔的資料。由用戶(hù)上傳的資料由檔案管理員進(jìn)行審核后可正式存檔。
4.分類(lèi)管理。對(duì)該分類(lèi)進(jìn)行四項(xiàng)操作:刪除、添加新類(lèi)、改名、轉(zhuǎn)移。
5.錄入檔案。檔案管理員可以手工錄入電子檔案和實(shí)體檔案,標(biāo)清楚標(biāo)題和檔案分類(lèi)號(hào),還可根據(jù)用戶(hù)單位的需要填入其他信息。
6.待歸檔案列表。把從“公文流轉(zhuǎn)”模塊歸檔過(guò)來(lái)的文件和用戶(hù)上傳的檔案正式入檔。用戶(hù)(有相應(yīng)的管理權(quán)限)可以在檔案錄入界面根據(jù)需要填寫(xiě)相應(yīng)選項(xiàng)。
7.借閱單列表。用戶(hù)借閱須填寫(xiě)“等批借閱單”,管理員可以對(duì)借閱期限進(jìn)行修改,然后可進(jìn)行“批準(zhǔn)”或“拒絕”操作。
8.實(shí)物領(lǐng)取管理。在用戶(hù)的某一實(shí)物檔案借閱申請(qǐng)被批準(zhǔn)后,可以進(jìn)行以“借閱人”和“檔案標(biāo)題”為查詢(xún)條件的實(shí)物領(lǐng)取查詢(xún),當(dāng)用戶(hù)來(lái)領(lǐng)取實(shí)物時(shí),可選擇“已領(lǐng)取”,或者“刪除”來(lái)對(duì)其進(jìn)行取締。
9.檔案使用列表。顯示所有處于借閱中的檔案,可以通過(guò)以“借閱人”和“檔案標(biāo)題”為條件的查詢(xún)了解檔案的歸還情況。當(dāng)用戶(hù)來(lái)歸還檔案時(shí),點(diǎn)擊相應(yīng)的“已歸還”,或者單擊“刪除”來(lái)對(duì)其檔案進(jìn)行取締銷(xiāo)毀。
10.借閱記錄。顯示所有歷史借閱記錄,便于以后進(jìn)行查詢(xún)。
11.檔案查找。顯示所有保密級(jí)別的檔案(包括絕密級(jí)別)。管理員可以在檔案列表中,進(jìn)行修改或刪除操作。
二、電子文件檔案管理中存在的問(wèn)題
1.在電子檔案使用中出現(xiàn)的問(wèn)題。電子文件的生存基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò),同時(shí)它也是引起管理問(wèn)題的根源。與手工處理方式相比,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在保密防護(hù)方面有三個(gè)弱點(diǎn):一是數(shù)據(jù)因可訪問(wèn)性而容易被終端用戶(hù)拷貝下來(lái),不留任何痕跡。二是信息因聚生性而出現(xiàn)弊端。當(dāng)信息以零散形式存在時(shí),其價(jià)值往往不大,一旦網(wǎng)絡(luò)將大量關(guān)聯(lián)信息聚集在一起時(shí),其價(jià)值就不可估量了。三是網(wǎng)絡(luò)因病毒和黑客的存在而難以設(shè)防。給保密工作帶來(lái)極大的困難。
2.電子檔案的對(duì)檔案的原始性、真實(shí)性能以保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成,在保管好的情況下,原件中所包含的內(nèi)容和形式不會(huì)再發(fā)生變化,其原始性和真實(shí)性很容易保證。電子文件建立后,其內(nèi)容和形式是相對(duì)獨(dú)立的,存在很多可變化的因素,人們無(wú)法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實(shí)性以及是否完整。
3.電子文件的法律效力難以界定。通常文件如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定的。光盤(pán)、磁盤(pán),磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件由于沒(méi)有固定的載體,制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就遇到很大困難,目前國(guó)家尚未出臺(tái)法律明確電子文件的法律效力。
三、電子檔案管理的發(fā)展思路
1.隨著軟件供應(yīng)商開(kāi)發(fā)出“大規(guī)模圖文資料數(shù)字化”的系統(tǒng),可以對(duì)以往所有的檔案進(jìn)行電子化處理。把紙質(zhì)文件掃描后壓縮為光盤(pán)存儲(chǔ),且可以通過(guò)關(guān)鍵字、詞或邏輯檢索。并且做好備份,分開(kāi)異地保存,這樣既方便檔案的查閱和使用,又可以大大提高檔案的安全性。
2.電子檔案極易受到保存環(huán)境的影響,要加強(qiáng)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔保護(hù)的措施。檔案管理者要對(duì)所保存的電子檔案,每年進(jìn)行一次定期檢測(cè)和拷貝,以確保電子檔案信息的可靠性。進(jìn)行嚴(yán)格管理,建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案機(jī)制,對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄,避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。
3.實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,對(duì)檔案信息管理人員的素質(zhì)有很大的要求,只有運(yùn)用好現(xiàn)代化設(shè)備,才能充分發(fā)揮作用。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。要培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代高技術(shù)人才,尤其是檔案、信息處理復(fù)合型人才,為檔案信息電子化的發(fā)展提供更大的空間。
參考文獻(xiàn):
[1]夏鳳娟, 李凈儀. 關(guān)于企業(yè)檔案信息數(shù)字