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第1篇：檔案管理的成效范文

關(guān)鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標準,充分體現(xiàn)國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點變化

1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象

21世紀的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經(jīng)不能適應高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發(fā)展。

新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學?！?特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高?？梢灾匦滦抻啽緦W校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進學校更加科學發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2.明確了高校檔案的管理體制和學校領(lǐng)導的機制

新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導體制,規(guī)定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內(nèi)負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領(lǐng)導關(guān)系和業(yè)務指導關(guān)系,領(lǐng)導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領(lǐng)導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領(lǐng)導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。

3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責

新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規(guī)范化的目標發(fā)展,使學校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設(shè);“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。

4.增加了“學生類”檔案管理內(nèi)容

高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調(diào)了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學校對學生的人性化管理。

5.從經(jīng)費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)

隨著社會信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學校應當設(shè)立專項經(jīng)費,為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行”。

新《管理辦法》在檔案機構(gòu)的管理職責上明確規(guī)定:“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作?！碧岢隽烁叩葘W校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應當設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等,為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。

6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關(guān)懷

新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員,實行專業(yè)技術(shù)職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。

對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補助得到了落實,體現(xiàn)了以人為本的檔案科學發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關(guān)懷。

二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。

1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當前科學技術(shù)迅猛發(fā)展,知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務范圍和服務領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。

     2.加強檔案管理人員的隊伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)

要實現(xiàn)成人高校檔案的科學化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業(yè)心、責任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強對檔案管理人員的業(yè)務技能培訓,不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機會、更新檔案專業(yè)知識,通過系統(tǒng)學習,使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。

3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑

隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構(gòu)提出了新要求,必須應用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡和計算機的普遍使用,成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護和安全工作。

總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質(zhì)量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發(fā)和利用,實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。

參考文獻:

[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學院學報,2006,(12):136-137.

第2篇：檔案管理的成效范文

Key words： engineering archive；"three rates"；measures

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）19-0033-02

0 引言

隨著技術(shù)進步和企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)工程建設(shè)項目規(guī)模愈來愈大，生產(chǎn)經(jīng)營與工程建設(shè)項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設(shè)項目中，業(yè)主單位大多會將很多精力投入工程建設(shè)項目的立項、設(shè)計、招標、合同、造價、進度、質(zhì)量、安全及現(xiàn)場施工管理等環(huán)節(jié)上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數(shù)量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰(zhàn)性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設(shè)中的重要作用。領(lǐng)導要率先垂范，監(jiān)督和強化工程檔案機制建設(shè)，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設(shè)期間抓工程，工程結(jié)束以后抓檔案”的事后控制，轉(zhuǎn)為全程動態(tài)控制，將檔案管理關(guān)口前移，使善后工作變?yōu)榍爸脳l件，確保工程項目檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結(jié)合多年工程檔案管理實踐經(jīng)驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。

1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程項目建設(shè)檔案工作水平的標準

工程項目建設(shè)檔案是反映工程項目建設(shè)過程的重要依據(jù)，是企業(yè)檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設(shè)檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設(shè)計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質(zhì)量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數(shù)量等細節(jié)全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設(shè)檔案工作的水平呢？工程項目建設(shè)檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質(zhì)量的準確率一般作為衡量檔案工作的關(guān)鍵指標，業(yè)內(nèi)主要根據(jù)這三個指標來綜合評估工程項目建設(shè)檔案管理水平。

早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業(yè)檔案工作目標管理辦法》。該法規(guī)給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎(chǔ)，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依托；完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值；準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設(shè)項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關(guān)系是緊密相連，相輔相成的。

2 做好收集工作是提高工程項目建設(shè)檔案“三率”的基本保證

歸檔工作是檔案工作各個環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應采取以下措施：

①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設(shè)各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網(wǎng)絡體系。即一級管理網(wǎng)絡由企業(yè)檔案部門領(lǐng)導掛帥，專業(yè)員分系統(tǒng)進行指導監(jiān)督管理驗收工程項目檔案；二級管理網(wǎng)絡由項目經(jīng)理部領(lǐng)導負責，收集職責落實到工程各專業(yè)員，項目專職檔案員負責指導并兼任工程項目檔案收發(fā)管理；三級管理網(wǎng)絡分別分解到設(shè)計勘探、施工單位和監(jiān)理單位，明確總工負責，各專業(yè)員配合，專職資料員負責工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設(shè)初期，工程項目項目經(jīng)理部成立之時，必須設(shè)置檔案資料室和配置檔案管理設(shè)施、設(shè)備，設(shè)立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質(zhì)量及進度要求，確保檔案管理與工程建設(shè)過程同步。

②要依據(jù)工程項目建設(shè)檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區(qū)別不同情況，按照“三率”指標采取科學的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區(qū)段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內(nèi)容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數(shù)、質(zhì)量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。

③制定工程項目檔案編制規(guī)范。檔案管理部門應該密切聯(lián)系各職能部門，從監(jiān)理、造價、施工等部門選調(diào)經(jīng)驗豐富的專家組建課題組，根據(jù)工程項目建設(shè)管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關(guān)文件的規(guī)定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業(yè)檔案歸檔范圍和案卷組成標準》，為企業(yè)內(nèi)部的工程檔案管理工作提供參考依據(jù)。

3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設(shè)項目檔案“三率”的根本保證

工程項目建設(shè)的原始資料和技術(shù)檔案是全面鑒定工程項目建設(shè)質(zhì)量的依據(jù)，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結(jié)施工經(jīng)驗，提高技術(shù)水平，積累實踐經(jīng)驗。因此，工程檔案管理應貫穿于從項目規(guī)劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)可靠，應采取如下措施：

①做好事前策劃工作。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內(nèi)歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內(nèi)歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據(jù)工程的專業(yè)、規(guī)模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經(jīng)過監(jiān)理單位、業(yè)主單位的認可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質(zhì)量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據(jù)，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎(chǔ)。

②參與過程監(jiān)控。為確保資料收集及時，數(shù)據(jù)真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據(jù)工程進展情況，參加企業(yè)工程管理部門對工程項目建設(shè)階段性監(jiān)管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結(jié)果列入工程進度考核，實現(xiàn)工程建設(shè)過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現(xiàn)。

③加強對施工單位和監(jiān)理單位的業(yè)務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質(zhì)量管理體系，配備專職質(zhì)量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理細則、各項監(jiān)理管理制度（包括資料收集、驗收管理制度）以及參加由業(yè)主組織的圖紙會審、設(shè)計交底等各環(huán)節(jié)，指導監(jiān)理人員的檔案管理工作。

4 把好項目竣工檔案驗收關(guān)是提高工程項目檔案“三率”的措施保證

①按照檔案管理的要求，指導監(jiān)督監(jiān)理單位要對以下資料的同步性進行嚴格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設(shè)計方案、施工單位質(zhì)量管理制度、體系、圖紙會審、設(shè)計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設(shè)備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結(jié)構(gòu)主體安全及設(shè)備穩(wěn)定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質(zhì)量評定資料，依據(jù)單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數(shù)據(jù)的真實性，各級質(zhì)量管理人員及項目負責人驗收記錄的合規(guī)性，與工程項目評定資料的對應性。四是加強設(shè)備隨機資料的接收，根據(jù)設(shè)備合同中的設(shè)備清單，提前設(shè)定設(shè)備隨機資料接收目錄，實行有依據(jù)接收。

②案卷質(zhì)量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協(xié)調(diào)會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標準為依據(jù)，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術(shù)檔案卷軸構(gòu)成一般要求》為標準，制定工程項目檔案案卷的整理規(guī)范。同時開辦檔案整理培訓班，將工程項目檔案的整理規(guī)范，向工程技術(shù)人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。

③做好竣工驗收階段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經(jīng)理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經(jīng)監(jiān)理單位、工程管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督部門的審核，將合格的檔案資料移交業(yè)主單位和檔案管理部門。

5 實例分析

太鋼檔案部門在新建150萬噸不銹鋼工程中實踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優(yōu)質(zhì)工程金獎（山西省首項金獎項目）創(chuàng)造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設(shè)工期30.5個月，參加工程建設(shè)的中外單位共計88個（設(shè)備廠家52個，施工單位36個）。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不銹鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負責制”，承擔工程建設(shè)項目檔案資料管理包括項目資料的收發(fā)、查閱、保管，成為工程建設(shè)項目成員，參加設(shè)備開箱，隨時參加工程例會給予業(yè)務指導和定期檢查評價、監(jiān)督驗收，不僅使工程項目檔案管理前移，而且直接參與整個施工全過程，實行預立卷制度，統(tǒng)一存放于工地檔案室，以保證工程完工后，檔案的完整與安全。還對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設(shè)單位考核工程質(zhì)量保證金。由于在工程建設(shè)過程中檔案工作實現(xiàn)了事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程控制的管理，以“四個同步”為主線貫穿整個工程施工過程，保證了工程項目檔案齊全、完整、準確“三率”達標。

第3篇：檔案管理的成效范文

目前，高校招生辦公室的檔案整理工作分為兩個大類：紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案又分為日常公文檔案和學生紙質(zhì)檔案兩種。電子檔案即考生錄取時各省招生辦公室通過全國招生錄取系統(tǒng)向各高校投出的學生檔案，檔案上面詳細記錄了考生的基本情況、身體狀況、家庭基本情況、高中的學籍、在校表現(xiàn)及各科高考成績等。

高校招生檔案的保管過程中，最重要的是保密工作，適當調(diào)整檔案保管過程中的保密程度是相當有必要的。根據(jù)國家制定的相關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合招生工作的實際情況，適當調(diào)整招生檔案的保密程度和管理過程中的管理制度，如，閱覽制度、復制制度、保密制度、銷毀制度等。對不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)，由上而下建立嚴謹?shù)谋O(jiān)督機制，及時掌握檔案信息變動，從根本上保障招生檔案管理的有效性、準確性和完整性。

1 招生過程中考生電子檔案的保管和利用

電子檔案與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的方向和趨勢?？忌娮訖n案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉(zhuǎn)換為符號或數(shù)碼進行傳輸、存儲，利用者需要相應的軟硬件技術(shù)還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應該參與到應用設(shè)計中來，使形成的電子檔案在應用過程中能按政策法規(guī)要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過程中，招生工作人員要全程參與對其的應用管理，熟練操作系統(tǒng)，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，積累經(jīng)驗，對檔案管理應用的不足之處提出建議，及時進行合理化修改。

2 管理應用電子檔案中的困難與挑戰(zhàn)

科技日新月異的今天，如何保護和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問題。

第一，電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改過后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術(shù)可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多，在內(nèi)容的穩(wěn)定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個人可根據(jù)自己的愛好隨意變換字體、字號，根本無法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據(jù)增添了更多不必要的麻煩。

第二，在電子檔案建立的過程中，虛擬化的程序使得對其原件的界定難以實現(xiàn)。建立電子檔案不一定像建立紙質(zhì)檔案那樣，必須制定出一份原件來行使其應用職責，有時只不過是制作一個“窗口”，將必要的信息收集起來集中在一起，并在需要的時候進行輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上進行應用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。不同時間、不同地點由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分“原件”和“復制件”。

第三，計算機的軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使電子檔案不斷適應新的“生存環(huán)境”，這種適應往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的變化為代價。

第四，電子檔案不再有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子檔案，還需要定期進行載體轉(zhuǎn)換、復制，以防止信息損失。一份電子檔案沒有了固定的載體，也就無法判定這份電子文件的原始性。

第五，目前，電子檔案的簽署技術(shù)還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。

第六，采集電子檔案的困難性?？忌鷤€人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質(zhì)檔案建立原則、方法和技術(shù)的招生管理人員所能夠勝任的。他們在完成電子信息檔案的存儲形式、傳輸及對電子檔案的管理上，無法達到開發(fā)利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)處理的技術(shù)人員所能夠勝任的。其盲點在于不能懂得電子檔案的業(yè)務知識、管理環(huán)節(jié)和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術(shù)和措施來規(guī)范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認為，凡是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機械地認為，凡是懂得計算機軟硬件技術(shù)的工作人員，都可以管理電子檔案。

3 解決問題的思路與對策。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢和方向。

一是電子信息數(shù)碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進行存儲、傳輸，要通過相應的軟硬件技術(shù)還原后才能獲知。

二是檔案管理的現(xiàn)代化。當考生將個人信息填寫完整后，信息錄入員便依據(jù)統(tǒng)一的程序、標準將考生信息輸入計算機，經(jīng)過計算機的數(shù)據(jù)處理、打印，考生對自己的信息進行核對簽字確認后，形成有實際利用價值的二次檔案信息，實現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網(wǎng)上錄取時的信息利用奠定可靠基礎(chǔ)。

三是檔案處理一體化。電子檔案和計算機軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的應用，有著密不可分的關(guān)系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關(guān)的軟件和設(shè)備。電子檔案的形成者和管理者要通力協(xié)作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時代，檔案一體化管理勢在必行。

四是檔案信息情報一體化。辦公室工作的自動化和檔案管理的現(xiàn)代化，使人們迫切需要社會信息“資源共享”，于是招生戰(zhàn)線電子檔案管理的一體化發(fā)展趨勢尤為突出，以計算機為中心的現(xiàn)代科學技術(shù)，為檔案一體化管理提供了技術(shù)保證。

五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案復雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應的軟硬件技術(shù)及背景信息和原始數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的計算機發(fā)展迅速，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認真對待，具有一整套的對策、技術(shù)和措施。

4 探索檔案管理規(guī)范化的路子

4.1 借鑒紙質(zhì)檔案的管理標準，盡快制定出電子檔案的管理標準。一開始就應該充分注意到電子檔案的各項管理標準、法規(guī)、制度的建立，以防止電子檔案在形成、使用、保存過程中遭受損失。我們要根據(jù)本部門的實際工作情況，認真研究彌補我們的實踐少、經(jīng)驗不足等問題，盡快制定出與本部門相關(guān)的電子檔案管理標準、法規(guī)和制度。

第4篇：檔案管理的成效范文

關(guān)鍵詞：監(jiān)理工作,檔案資料,檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

引言

監(jiān)理檔案資料是工程建設(shè)監(jiān)理活動的真實記錄，它體現(xiàn)監(jiān)理工作的痕跡和成果，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，監(jiān)理檔案管理是監(jiān)理管理工作的重要環(huán)節(jié)，是監(jiān)理標準化建設(shè)的重要組成部分，是體現(xiàn)監(jiān)理管理水平的重要內(nèi)容。檔案資料管理作為監(jiān)理管理的一部分,其重要作用也越來越被監(jiān)理管理人員所重視。

一、監(jiān)理檔案管理工作中存在的問題

1、對檔案資料的重視程度不夠

長期以來，相當一部分監(jiān)理人員對監(jiān)理檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是傳遞、保管的事務性工作，技術(shù)含量低，不是監(jiān)理項目部的主要工作，只是其它工作的輔助，只是在工程日常檢查、工程收尾中突擊一下就能應付，能滿足外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)代管理的需求。

2、缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機構(gòu)上看，有的監(jiān)理項目部成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的監(jiān)理部因工程規(guī)模、資源和人員的配置等原因，工程檔案由其他專業(yè)人員代管和兼管，形成的檔案材料五花八門。

3、檔案資料管理力量薄弱

大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且部分檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。甚至一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

4、項目部檔案管理制度不健全

項目部檔案檔案管理不能做到對公司體系文件充分學習，沒有完善的檔案室管理制度，導致對資料的傳遞、存放、查閱、檢索，更新、檢查等不能完全控制。

二、改進監(jiān)理檔案資料管理的措施

1、要提高對檔案工作重要性的認識

工程建設(shè)監(jiān)理過程中中普遍存在對工程檔案資料管理工作不太重視，到上級檢查或工程完工即將交工驗收時，才突擊應付整理，這給檔案管理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，對監(jiān)理檔案在思想上重視程度不夠。項目部主要負責人要重視檔案工作，充分認識到檔案管理對監(jiān)理工作提供重要的信息資源作用。監(jiān)理檔案充分體現(xiàn)了它的特殊的、不可替代的特性。要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的管理，將檔案工作納入監(jiān)理管理和建設(shè)的工作計劃上，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有計劃，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。

2、項目部建立與工程相適應的檔案管理模式

根據(jù)工程項目特點，監(jiān)理部建立與工程項目實際相適應的監(jiān)理檔案管理模式，明確相關(guān)的職責，確保基本的資源配置，增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質(zhì)量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設(shè)備，采用科學的管理方法，更新觀念，提高認識，變被動為主動，實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。

3、提高檔案管理人員素質(zhì)，實施精細化管理、發(fā)揮主觀能動性；

（1）一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和管理素養(yǎng)；具備一定的工作能力和文字表達能力。隨著電力工程建設(shè)建設(shè)和信息的飛速發(fā)展，社會對監(jiān)理的要求也越來越高，監(jiān)理檔案隊伍中需要一批現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方面的人才。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案管理人員的積極有效的工作才能發(fā)揮作用。

1）提高檔案人員的思想覺悟

檔案工作是一項服務性很強的工作，監(jiān)理檔案工作人員要發(fā)揚吃苦耐勞、無私奉獻的精神，對檔案工作有高度的責任感和榮譽感，以及正確的行為。要注重職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務上精益求精，要有主動性、自覺性。要適應監(jiān)理檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認識，認清檔案工作的意義和價值，努力調(diào)整心態(tài)，澄清觀念,振奮精神，強化職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)。

2）掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能

計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一份文件不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開現(xiàn)代信息技術(shù)，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術(shù)，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

（2）通過精細化管理把檔案管理的職責落實到人，使檔案管理的各項工作落到實處。檔案工作涵蓋面廣，若分工不夠明確，則易造成工作遺漏，且出現(xiàn)了問題往往無人承擔責任。因此，在實際工作中，要將每一個人的崗位職責落實在紙面上，實現(xiàn)崗位職責的精細化管理，如誰負責施工單位資料報審，誰負責輸變電管理系統(tǒng)的維護，誰負責監(jiān)理內(nèi)業(yè)的管理，誰負責會議紀要、圖紙會審紀要等等。甚至可以細致到誰負責某家施工單位的資料報審，誰負責輸變電系統(tǒng)的影像資料，誰負責輸變電系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)等。

除了做到工作職責分工明細外，還要做到工作的連貫性，當有人因休假或其他原因不在時，其所負責的工作細致地分配給其他人。

相同的工作，如果以更積極的工作態(tài)度，更高標準的要求，就會把工作做地更加出色。舉例來說，檔案資料工作可以在日常細節(jié)上做的更加細致和全面：

1）檢查報審表格式是否正確，編號、流水號是否正確，保證表中無錯別字。

2）檢查報審表和附件份數(shù)是否符合規(guī)定。

3）檢查附件是否齊全、附件中的各項內(nèi)容包括表號、蓋章、編審批等是否符合。

這些例子都反映了精細化管理、發(fā)揮主觀能動性在檔案資料管理工作中的突出作用。

4、建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循

由于檔案管理工作面廣，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的檔案管理制度，從組織領(lǐng)導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。同時還應傳達項目文件歸檔制度說明的信息，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明，從而提高檔案的歸檔質(zhì)量。

第5篇：檔案管理的成效范文

關(guān)鍵詞：成人教育；學籍檔案；管理；措施

高校成人教育學籍檔案管理工作涉及內(nèi)容廣泛，專業(yè)性強，對高校辦學發(fā)展和成人學生的繼續(xù)發(fā)展有著重要的意義，做好這部分工作有利于高校成人教育管理朝著科學化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。然而部分院校成人教育存在不足之處，嚴重影響到其專業(yè)發(fā)展，本文筆者通過歸納當前成人教育學籍檔案管理的現(xiàn)狀，進一步分析其存在的問題，并提出了針對性的建議和措施，以期促進高校成人教育學籍檔案管理工作，促進高校辦學。

一、成人教育學籍檔案管理的現(xiàn)狀

成人教育學籍檔案是學校教育培養(yǎng)成人學生整個過程的完整記錄，能準確客觀的反映出學生在校期間的綜合表現(xiàn)，因而對其管理是一項嚴謹?shù)墓ぷ?，具有基礎(chǔ)性、服務性的地位，同時這項工作要求高、繁雜瑣碎，需要極強的耐心和歸納整理能力?！吨袊逃母锱c發(fā)展綱要》中明確指出：“要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作?！边@里的教育檔案管理工作主要就是指學籍檔案管理。隨著科技進步和經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的成人重新進入高等院校進行學歷補償教育，以滿足各類用人單位對員工的知識技能、學歷等方面的要求，這也就必然使得成人高校規(guī)模不斷擴大，管理工作內(nèi)容日益復雜，具體表現(xiàn)為一是檔案內(nèi)容繁瑣。成人教育學籍檔案包括成人學生的錄檢表、考生登記表、各科成績、登記表以及成人學生在校期間的休學、退學、轉(zhuǎn)學的報批材料；學生各類獲獎處罰情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年齡層次、不同的學習方式等都會導致成人學生檔案內(nèi)容的差異。二是學籍變化快，管理難。成教學生大多數(shù)都是在職職工及社會青年，常常因為諸多原因?qū)е罗D(zhuǎn)專業(yè)、休學甚至退學情況頻發(fā)，學籍變動頻繁，在其學籍在形成過程中，易造成成教檔案材料的缺失，增加了檔案管理的難度。

二、成人教育學籍檔案管理存在的問題

筆者根據(jù)調(diào)研本市幾所成人教育學校，發(fā)現(xiàn)其學籍檔案管理中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾方面，一是學院重視程度不夠高。不少高校領(lǐng)導對成人教育的認識嚴重不足，檔案意識十分欠缺，認為成人教育的學生可管可不管，認為成人教育的檔案可有可無，對成人教育學籍檔案缺乏針對性管理，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)章制度。二是檔案管理工作混亂，管理不到位。筆者調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的檔案員隨意使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水填寫檔案，字跡潦草，不方便識別，更不方便保存；有的檔案員在學生補考及格時只將原成績改為“及格”字樣，沒有按規(guī)定在檔案記錄上注明“補考及格”，甚至有的檔案員將學生的姓名用容易書寫、筆畫少的簡化字進行代替等等。除此之外，學籍檔案移交問題也有待完善，部分學生畢業(yè)后，檔案被亂抽亂翻，使用完必后隨意放置，造成學生查詢不到自己的檔案，影響后續(xù)工作和發(fā)展。三是監(jiān)督環(huán)節(jié)缺失。成人教育學籍管理對于學籍檔案的日常處理，往往是部分工作便利的人員來對一些相關(guān)的文件和資料進行保存，沒有接受過系統(tǒng)的培訓，不會充分的運用辦公化自動系，使得檔案管理混亂的局面無法得到相應解決。

三、成人教育學籍檔案管理的改進措施

針對上文分析的成人教育學籍檔案管理中的不足之處，筆者認為應當對癥下藥，先從思想上提高認識，加大成人教育學籍檔案管理的宣傳力度，堂學校和學生充分認識到成教生檔案管理工作的嚴謹性，統(tǒng)一思想，高度重視成教學生檔案管理，配備素質(zhì)較高的人來專門管理成人教育學籍檔案。要學會科學管理，建立有效的成人教育學籍檔案管理機制，明確檔案填寫的具體要求，在細節(jié)方面做做出規(guī)定，使用什么筆、什么字體等；對檔案移交工作做出明文規(guī)定，在什么時間內(nèi)進行檔案移交，以及完成移交需要的移交手續(xù)，并對移交的各個環(huán)節(jié)記錄在案，以便責任追查，加強各環(huán)節(jié)的嚴謹性。三是加強監(jiān)督。學籍檔案管理是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ?，涉及到成人學生日后的晉升，決定著該學生未來的高度，其重要性不言而喻，因此在學籍管理工作中要定期聘請專家開展學籍檔案管理方面的講座，并對有關(guān)學籍檔案管理老師進行培訓，拓展其知識面，提高其信息化技術(shù)能力。同時學校成立專門督導小組，對檔案管理工作不定時檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，改進不足，不斷提高檔案管理工作。

四、結(jié)束語

第6篇：檔案管理的成效范文

關(guān)鍵詞：普通高校；成人教育；專業(yè)化管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-9324（2012）06-0088-02

普通高校成人教育是一種個人自學、社會助學和函授考試相結(jié)合的具有中國特色的新型教育形式，是普通高等教育的一種補充，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展及教育體制的改革、人才市場的興起，學歷在某種程度上已經(jīng)成為衡量人才水平和資歷的一個主要尺度。而招工、招干、考證書、評職稱等，用人單位往往要求提供學生在校讀書的學籍檔案作為佐證，或通過查檔證實證件的真?zhèn)?，作為錄用、聘任和晉升的參考條件。將成人教育發(fā)展中形成的歷史做真實的記錄，包括文件資料、學籍、成績、獎懲記錄等加以整理，建立檔案，無論是對成人教育的研究，還是證明學歷真?zhèn)蔚确矫娑加兄豢商娲淖饔谩?/p>

一、普通高校成人教育檔案的特點

1.來源分散，內(nèi)容豐富。普通高校成人教育由于學生來源廣泛，學生分布在不同地區(qū)，不同教學點，檔案管理人員收集整理學生檔案有諸多影響因素，既有來自教學管理機構(gòu)的教學文件，如招生計劃、各專業(yè)教學計劃與教學大綱、專業(yè)與課程設(shè)置、教學管理制度與辦法等；又有來自各地各教學點的學生資料，如新生入學登記表、學籍卡、成績冊，在校學生名冊、學籍變動證明材料，學歷認證材料（?？粕究疲┑?，并且，因為成人教育學生分散，集中學習的時間不多，因此，給檔案的收集帶來一定的影響。

2.學習形式靈活。普通高校的成人教育一般具有成人?？啤⒊扇藢？粕扇吮究啤？坪凇⒈究坪?、第二學歷教育、高等教育自學考試、網(wǎng)絡教育等多種辦學方式，而且，教學形式也具有多樣性，除了課堂講授外還有通過網(wǎng)絡學習、參觀訪問、考察了解、實習等，范圍非常廣泛，形式也復雜多樣，因此，給檔案收集帶來一定的困難。

3.實用價值大。成人教育檔案是學生在學習期間學習情況的原始記錄，具有很高的實用價值：（1）為各類用人單位選聘、考察人才提供重要的參考依據(jù)；（2）為評估學校成人高等教育的辦學質(zhì)量與效益提供重要的參考憑證；（3）為廣大的畢業(yè)生提供晉升、職稱評定及工作變動的學歷證明材料；（4）為畢業(yè)生提供接受高等教育檔案查閱，以彌補意外情況所帶來的損失；（4）為成人高等教育理論研究提供素材。

二、普通高校成人教育檔案的專業(yè)化管理

1.專業(yè)化管理的意義。檔案管理是一門專業(yè)性強的工作，除了要求管理人員要具備一定的檔案管理理論知識，科技知識和專業(yè)知識，還要掌握運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。隨著科技發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普遍運用，成人教育檔案的專業(yè)化管理可以使管理更加規(guī)范化和科學化，從而為成人教育改革發(fā)展做出應有的貢獻。

2.專業(yè)化管理的原則。（1）真實性。檔案是真實情況的反映，成人教育檔案的建立歸檔，必須如實反映成人教育的全過程，應及時、準確、全面地收集成人教育形成的教學和學生檔案，例如，學生學籍檔案建立，學籍變動等材料以及成人教育的招生情況、教學計劃和教學管理的全過程材料，如實記錄，歸檔，決不可以各種需要為由對記錄摻雜某些不真實的內(nèi)容。（2）科學性。成人教育檔案的管理，既要符合學校檔案工作的實際，又要遵循檔案學基礎(chǔ)理論和邏輯原則，科學地界定歸檔內(nèi)容與標準。學生材料、管理材料和教學業(yè)務材料歸檔既要分門別類，又要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，嚴格按照規(guī)范進行整理立卷，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。類目設(shè)置既要相對穩(wěn)定，又要能適應新增內(nèi)容。檔案類目排列、檔號結(jié)構(gòu)的確定需符合邏輯原則。（3）創(chuàng)新性。根據(jù)成人教育教學管理、師資、學生等的實際情況，改變原檔案的收集方式，創(chuàng)新檔案材料的收集整理機制，將原來的由案卷管理實體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容管理，通過網(wǎng)絡管理，系統(tǒng)管理教學過程中形成的文件材料，采用先進技術(shù)和先進管理方法，進行類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等管理，逐步實現(xiàn)計算機輔助管理，達到方便、實用。

3.專業(yè)化管理的關(guān)鍵。（1）人員落實。人員不落實，實現(xiàn)專業(yè)化管理將永遠是一句空話。成人教育檔案管理人員沒有受過檔案管理專業(yè)知識和管理技能的訓練，就無法對檔案管理工作進行合理的、規(guī)范的管理。因此，學校應該對檔案管理人員進行專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓，并適當組織他們參觀交流，在工作中邊學邊工作，輔之以管理制度和獎懲辦法，成人教育檔案管理隊伍的專業(yè)化程度將會很快得到提高。（2）任務落實。隨著成人教育的不斷開拓發(fā)展，其檔案工作所擔負的任務將越來越繁重，其內(nèi)容也將越來繁雜。所以管理人員落實之后，還要對每個管理人員分配具體的管理任務，實行分類落實，責任到人，這樣才能做好檔案管理工作，才能不至于造成檔案管理工作上的空檔和混亂。（3）改善工作條件，實現(xiàn)信息化管理。給檔案管理人員提供一個較好的、較現(xiàn)代化的工作條件，安排必要的環(huán)境，如建立起檔案室，購置檔案管理所需用品。并根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，利用計算機系統(tǒng)，利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，對檔案信息進行征集、加工整理，分類管理，使檔案從手動檢索向自動化檢索轉(zhuǎn)變，盡早實現(xiàn)檔案管理工作辦公的現(xiàn)代化。

4.成人教育檔案管理是一個系統(tǒng)工程，為了更好地服務學校中心工作，服務學生，服務社會，應從以下幾方面做好工作：（1）強化管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，不但要求管理人員有扎實的專業(yè)知識，還要有認真的工作態(tài)度和高度的工作責任感。因此，領(lǐng)導應該把抓成人教育檔案工作列入學校工作的議事日程，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，在經(jīng)費、庫房、設(shè)備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持成人教育檔案的收集、歸檔工作。（2）規(guī)范檔案的收集整理。必須從日常工作的點滴做起，重視檔案資料的積累和保管，及時收集，定期整理分類，營造人人關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，為檔案的建立、管理打下良好的基礎(chǔ)。（3）完善管理制度。完善成人教育檔案管理的各項規(guī)章制度，責任到人，責任到有關(guān)部門，建立各級檔案網(wǎng)絡組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成各有關(guān)部門專人負責，層層把關(guān)，齊抓共管的良好局面。（4）改革管理機制。改革傳統(tǒng)的管理模式，建立檔案信息服務體系。從匯編文集、整理、保管為主的管理模式轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用、服務為主。把主要精力放在提高檔案的利用和發(fā)揮檔案的價值和效益方面上來。根據(jù)不同部門用戶、不同專業(yè)角度的需求建立完善的檔案信息服務體系，滿足用戶多層次、不斷增長的服務需求。（5）更新管理手段。為了適應現(xiàn)代成人教育檔案大容量、繁瑣、復雜的特點，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應，必須應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案資源共享，信息化服務，做到及時、準確地為社會服務，為學生服務。

總之，成人教育檔案管理工作是一個多層次、多方面的系統(tǒng)工作，無論是檔案工作的領(lǐng)導者、形成者、管理者都應為推動學校成人教育檔案事業(yè)的發(fā)展盡心盡職，加快成人教育檔案工作的科學化、規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的功能。

參考文獻：

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第7篇：檔案管理的成效范文

[關(guān)鍵詞]水利工程；檔案管理；信息化；監(jiān)督

水利工程檔案管理的完整性、準確性、系統(tǒng)性對于工程質(zhì)量的監(jiān)督作用和驗證作用具有重要意義，在此基礎(chǔ)上才能對工程質(zhì)量評定和工程竣工后的維護有重要的參考價值。針對水利工程跨越若干不同階段的性質(zhì)和不同技術(shù)人員參與工程的特征，任何紕漏都會給工程管理帶來隱患，因此，如何真實反映水利工程建設(shè)的全過程，對水利工程的檔案管理水平有效提升帶來了挑戰(zhàn)，這也是本文研究的出發(fā)點，并在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)對策。

一、目前我國水利工程檔案管理水平現(xiàn)狀及存在的突出問題剖析

水利工程檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)，且形成周期長，涉及領(lǐng)域廣，這給水利工程檔案管理帶來一系列難題，而造成目前這種現(xiàn)狀的原因，除了檔案管理人員水平自身素質(zhì)的原因，還有一些客觀因素造成的難題，使得我國水利工程檔案管理水平都有待提升。目前，我國水利工程檔案管理水平存在如下問題：

（一）檔案管理制度不健全

從總體上看，隨著政府管理職能的轉(zhuǎn)變和行政審批制的改革，檔案管理制度也應該隨著而改變，使得檔案的內(nèi)容、載體等更加合乎實際，但是現(xiàn)實中這項制度的建設(shè)明顯滯后。一些單位的水利工程檔案缺乏一定的業(yè)務指導，檔案隨著技術(shù)人員的變動而出現(xiàn)流失等問題，缺乏完整的管理體系。此外，檔案管理部門的關(guān)系不清。檔案管理職能機構(gòu)在前期對管理工作的投入不夠，而臨時機構(gòu)在后期的突擊收集資料，這種隨意性的開展工作的方式，影響了檔案管理的標準性和質(zhì)量。

（二）檔案管理人員缺乏實踐經(jīng)驗

水利工程是一項系統(tǒng)工程，這決定了其檔案管理的系統(tǒng)性和復雜性。但是現(xiàn)實中檔案管理人員缺乏一定的實踐經(jīng)驗，對于檔案接收移交過程中的整理不規(guī)范、內(nèi)容缺項、紕漏不重視，使得檔案管理未能有機結(jié)合起來，影響了檔案的完整性。一些管理制度沒有責成管理人員從頭至尾的進行檔案收集，而是臨時的抽調(diào)工作人員，或者在工程建設(shè)后期才補充檔案，對于檔案管理在思想上的不重視，使得這項工作不規(guī)范，影響了檔案的質(zhì)量。

（三）檔案管理手段落后

檔案的價值在于后期的參考價值，而這對檔案的管理手段提出了新的要求。現(xiàn)實中一些單位的檔案管理手段仍然以手工操作和紙制存檔為主，缺乏信息化的管理方式，使得水利工程檔案缺少電子版，不利于檔案的查閱保管，也不利于信息時代的檔案檢索，使得實際管理工作繁瑣，分類混亂，影響了檔案后續(xù)管理工作的開展。

（四）檔案管理監(jiān)督力度不足

檔案管理不僅要注重前期的收集和整理，還要注重后期的監(jiān)督工作。因此，加強對水利工程檔案工作的監(jiān)督和檢查很有必要。但是實際工作中一些單位過于注重工程的進度和質(zhì)量，而忽視了對檔案工作的監(jiān)督，使得檔案工作滯后于工程，缺乏同步性，對于一些檔案的不規(guī)范問題未能及時糾正，導致問題的拖延，在工程完成后再去進行檔案管理，已為時已晚，這影響了檔案管理水平的提升。

二、若干提高水利工程檔案管理水平的對策和建議

（一）建立健全檔案管理制度

檔案管理工作應該隨著宏觀體制環(huán)境的變革而變革。在微觀視角，落實崗位責任制，建立內(nèi)部管理激勵機制，把管理工作的目標細化，列入年度考核中，從而使得檔案管理人員重視從項目建設(shè)到工程結(jié)束整個過程的檔案管理工作，如此才能保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。具體的操作過程，可以采取分階段收集和強制性收集的辦法，明確檔案管理的范圍，使得管理人員能在第一時間收集到檔案信息，進而有針對性的進行資料整理，使得檔案管理工作趨于規(guī)范化和標準化。

（二）通過培訓和實踐提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)不僅需要通過培訓來提高，更與實踐經(jīng)驗密不可分。一支高素質(zhì)隊伍的建設(shè)對于檔案管理工作的開展很有必要，為此，可以通過培訓檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力，提高他們的理論水平，使其熟悉現(xiàn)代化的檔案管理的各項知識。另外可以使一部分管理人員參與到檔案管理的實踐工作中去，協(xié)助那些經(jīng)驗豐富的管理人員進行工作的開展，積累實踐經(jīng)驗，結(jié)合自身的理論知識，形成對檔案管理工作開展的新的認識與進一步思考，明白今后開展工作的方向與方法。

（三）建立現(xiàn)代化的檔案管理制度

針對以往檔案管理工作的不足，應該在此基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代化的檔案管理手段，例如信息化管理，引進相關(guān)的管理技術(shù)和設(shè)備，以提升對于檔案的查找和利用效率，在處理檔案繁雜和數(shù)量多方面體現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢，提高管理工作效率。同時信息化管理還可以實現(xiàn)資源共享和交流，可以更大發(fā)揮水利工程檔案的作用。此外還要制定統(tǒng)一的分類標準，完善檔案的標準化管理，按照統(tǒng)一標準實現(xiàn)檔案的編制、收集、整理、編目、保管，使得檔案的系統(tǒng)性和完整性得到提高。在引進現(xiàn)代化管理手段的同時，還要注意對傳統(tǒng)管理手段的完善，如配備檔案管理設(shè)施，確保檔案安全。

（四）加強對于檔案管理的監(jiān)督力度

實際工作中，要注重對于施工周期長，工程復雜和涉及多個臨時機構(gòu)的檔案管理工作的重視，監(jiān)督工作在這樣的環(huán)境下更顯示出其意義。為此，應該加強對于施工現(xiàn)場資料員及其他施工部門的監(jiān)督，隨時檢查水利工程檔案工作的進展情況，分階段的檢查和監(jiān)督檔案管理工作，避免原始檔案資料的遺漏，掌握檔案資料收集的主動性和真實性。通過監(jiān)督工作，增強對于檔案管理工作的約束力，進而有效達到不因人為因素導致檔案流失和失真的現(xiàn)象，提高檔案管理的水平。

三、結(jié)束語

第8篇：檔案管理的成效范文

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護、抗震防災、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動態(tài)性的特征。動態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時效性作用。大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個建設(shè)工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業(yè)、個人造成重大經(jīng)濟損失，甚至引起災害性事故。

2 當前城市建設(shè)工程檔案的管理現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)檔案管理人員的工作積極性不高

當前，存在一部分的檔案管理人員自身的工作積極性不高，很多檔案管理人員思想意識松懈，制約檔案管理工作成效的提高。尤其是一些施工現(xiàn)場檔案采集與保存的工作人員，對于檔案管理的流程和認識不足，導致檔案資料存在損毀和丟失的風險。此外，還有一些企業(yè)對于檔案管理人員自身的專業(yè)性考察不夠，甚至一些非檔案管理專業(yè)畢業(yè)出身的人，去管理檔案資料，造成了檔案資料的管理混亂，成效不高。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理的設(shè)施與配套不足

近年來，現(xiàn)代化檔案管理的模式，越來越成為很多企事業(yè)單位的發(fā)展方向。然而，還是存在一部企事業(yè)單位對于現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展認識不足，相關(guān)的預算和自己投入不夠，導致了很多企事業(yè)單位的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)檔案管理中的“紙上談兵”，給檔案資料的查閱、調(diào)閱等一些列的后期檔案服務帶來了不便，檔案利用率和成效性不高。

2.3 檔案管理與模式缺乏現(xiàn)代檔案管理的思維與模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往重視對紙質(zhì)檔案資料的管理，沒有認識到現(xiàn)代化檔案管理對檔案資料采集、保存、后期服務帶來的巨大潛力。雖然現(xiàn)代化檔案模式的不斷發(fā)展，然而在思想模式和工作實踐中，很多管理人員依然沿用著傳統(tǒng)檔案管理的模式，對于信息化時代電子檔案管理與發(fā)展缺乏深入的認識和了解。

3 提高城市建設(shè)工程檔案管理成效的思考

3.1 提高認識，凸顯檔案管理人員自身的主觀能動性

任何管理行為的發(fā)生，都離不開人的因素。在現(xiàn)今城建工程檔案資料的管理中，管理人員自身的管理思維和認識是制約和影響檔案管理成效提高的重要認識。所以，我們首先就是要解決人的問題。作為檔案管理的主管部門，應該切實的提高每一個檔案管理人員自身的思想認識，樹立良好的檔案管理視角和思維，以積極主動的工作心態(tài)，投入到企事業(yè)單位檔案管理工作中。

3.2 重視制度建設(shè)與完善，發(fā)揮崗位的職能性

制度的建設(shè)和完善，是充分保障檔案管理工作成效提高的重要因素。在城建工程檔案管理中，作為檔案管理的主管部門，應該切實的重視檔案管理的制度建設(shè)與完善，細化崗位的要求與原則，充分的發(fā)揮崗位的職能性與職責性。堅持以制度管人、以制度約束人，做到有制度必須依靠、有制度可以依靠、違反制度要追究、追究過程要嚴肅的模式，促進每一個檔案管理人員從自身做起，提高每一個檔案管理崗位的成效性，推動城建工程檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展。

3.3 加強資金投入，加快建設(shè)現(xiàn)代檔案管理

好馬配好鞍?？此仆嫘Φ囊痪湓?，確是對現(xiàn)代檔案管理配套與投入的深刻寫照。未來推動現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，企事業(yè)單位應該切實的加強資金投入，推動現(xiàn)代化視角下檔案管理事業(yè)的發(fā)展。比如盡快投入數(shù)字化檔案管理設(shè)施，加快建設(shè)數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)，避免紙質(zhì)檔檔案原件在不斷的調(diào)閱中受到的損毀風險，同時電子化檔案的發(fā)展也保證了檔案資料后期服務的便捷性與一致性。

3.4 科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

科學的考核與評價對衡量每一個檔案管理人員自身服務的重要標準。在現(xiàn)今城市建設(shè)工程檔案資料的管理中，相關(guān)主管部門應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)粗狂的考核模式，細化考核的內(nèi)容與條款，把關(guān)乎到每一個檔案管理過程、行為、思維、觀念都納入到考核與評價的體系中去，形成一個公平、公正、科學的考核生態(tài)圈，并且把考核的結(jié)果與每一個檔案管理人員自身的福利、待遇等相掛鉤，推動檔案管理成效的不斷提高。

3.5 信息時代下檔案管理人?T自身的發(fā)展

現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展下，每一個檔案管理人員應該切實的重視自身檔案管理素質(zhì)與專業(yè)水平的提高。比如現(xiàn)階段，每一個檔案管理人員可以利用信息時代的優(yōu)勢，進行相關(guān)檔案管理的技能培訓與再學習，與時俱進，提高自身的專業(yè)素質(zhì)、拓展管理視野，為推動現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展做出貢獻。

第9篇：檔案管理的成效范文

1、做好檔案管理工作宣傳

在當前的檔案管理工作當中，事業(yè)單位的領(lǐng)導以及其他工作人員都沒有從根本上意識到檔案管理的重要性，在這樣的忽視態(tài)度和不正確的思想理念指導之下，檔案管理工作在實際的實施以及落實過程中就出現(xiàn)了不同程度的問題，并且加大了檔案管理的難度，影響到檔案管理效率的提高。為了更好的應對這一問題，事業(yè)單位必須要努力強化相關(guān)工作人員對于檔案管理的認知，真正意識到檔案管理的重要性，那么做好檔案管理宣傳工作是必不可少的，而且宣傳的力度需要根據(jù)實際需求進行擴大。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導必須強化對檔案管理的認知，從根本上意識到檔案管理重要性，并為其他工作人員樹立良好的榜樣，能夠在宣傳工作當中給予大力的支持和強調(diào)，從而提升宣傳效果。其次，事業(yè)單位可以在當前宣傳手段的基礎(chǔ)之上，根據(jù)工作需要進行宣傳手段的??新，運用多元化的宣傳技術(shù)和渠道來強化宣傳成效。最后，事業(yè)單位在宣傳工作之余還要重視監(jiān)管，使得管理人員能夠在實際的檔案管理工作當中做到認真負責，保障管理效率。

2、加快檔案管理的信息化

在科技進步和時展的進程中，先進的管理技術(shù)逐步和事業(yè)單位的檔案管理工作結(jié)合起來，推動著檔案管理的信息化發(fā)展，也為按管理效率的提高提供了有力途徑。因此事業(yè)單位必須要實現(xiàn)檔案管理的信息化，運用高質(zhì)量的信息化管理來解決傳統(tǒng)檔案管理工作當中效率低和工作難度大的問題，最大化的發(fā)揮檔案價值。在檔案的信息化管理實施當中，要加大對互聯(lián)網(wǎng)的應用和整合，這樣才能夠充分發(fā)揮二者的整合優(yōu)勢，在效率和質(zhì)量提升當中發(fā)揮更大作用。實現(xiàn)檔案的信息化管理，除了在提升效率的同時，還能夠避免資源的浪費，減少檔案管理的成本。為了保障信息管理的實現(xiàn)，事業(yè)單位要注重配備相應的信息化管理設(shè)備，并善于引進網(wǎng)絡和數(shù)字技術(shù)，加大技術(shù)設(shè)備的靈活應用。事業(yè)單位也可以專門設(shè)置檔案信息化管理部門和工作人員，做好信息化管理工作的調(diào)試，并在實踐當中進行經(jīng)驗的總結(jié)，不斷完善檔案管理的科學設(shè)備，更好的提供檔案服務。

3、注重完善檔案管理制度

就當前而言，事業(yè)單位的管理模式和管理技術(shù)具備較強的局限性，管理辦法和技術(shù)手段較為落后，出現(xiàn)明顯的創(chuàng)新不足問題，而且當管理的規(guī)范化問題得到重視，這直接影響到了管理質(zhì)量和效率。因此，事業(yè)單位要重視完善檔案管理制度，而且在制度的構(gòu)建和完善的進程中，要結(jié)合當前檔案管理工作中遇到的實際問題和需要改進的方面，推動檔案管理的規(guī)范化進程，提升檔案管理能力。首先，檔案管理手段的優(yōu)化必須要適應時展和科技進步的要求，采用多元化的檔案管理方式來提升整體管理效率和質(zhì)量。其次，將數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、科技智能手段進行有機整合，構(gòu)建完善的檔案管理技術(shù)體系，強化檔案管理的能力和效率。最后，必須將檔案管理方法、技術(shù)等相關(guān)內(nèi)容納入到事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)當中，從而為各項工作的開展提供制度上的支持與保障，也讓各項工作的開展有法可依，那么檔案管理的規(guī)范化和科學化也能得到強化，切實達到檔案管理效率提升的目標。

4、創(chuàng)新檔案管理人員培訓

從事業(yè)單位當簡單管理的實際出發(fā)，檔案管理人員素質(zhì)能夠滿足當前工作的需要，尤其是不能夠有效掌握先進的檔案管理技術(shù)，和時展和檔案管理需求不相符，弱化了檔案管理工作的效用，也為事業(yè)單位的長遠發(fā)展帶來了阻礙。因此，要想進一步的探究檔案管理效率提升的方法和路徑，需要從檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提升方面著手，強化對檔案管理人員的教育培訓工作，通過提升人員管理效率和質(zhì)量的方式來保障檔案管理的成效。事業(yè)單位要根據(jù)自身實際情況來建立健全教育培訓制度，按照崗位需求和職責分配等標準進行針對性和合理性的教育培訓，從整體上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面要針對檔案管理的專業(yè)業(yè)務能力進行培訓，提升工作人員的業(yè)務素質(zhì)，同時針對其專業(yè)技術(shù)落后等問題，來引導工作人員認真學習先進的檔案管理技術(shù)，靈活的掌握信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等來高效的處理檔案管理工作。在培訓當中可以運用多元化的方式，例如講座、多媒體培訓等方式。另一方面，要對檔案管理人員進行思想道德培訓，幫助其樹立正確的工作觀念和態(tài)度。

5、提升檔案資源利用效率